Cum să obțineți notificări Outlook numai pentru e-mailuri importante

Microsoft a crezut că au fost de ajutor atunci când au stabilit notificări pentru e-mail nou. Cu toate acestea, un baraj constant al notificărilor vă poate perturba gândul. Puteți să dezactivați complet notificările sau, mai bine, puteți seta Outlook să vă anunțe numai despre e-mailurile importante.

Cum se creează o regulă simplă

Dacă trebuie să răspundeți la anumite persoane, cum ar fi clienții, șeful dvs. sau membrii familiei dvs., puteți utiliza regulile din Outlook pentru a primi notificări numai despre anumite mesaje. Iată cum să configurați o regulă care să afișeze numai notificări prin e-mail de la un anumit expeditor.

Cea mai ușoară modalitate de a configura această regulă este găsirea unui e-mail de la acea persoană. Pentru acest exemplu, voi stabili o regulă care să mă anunțe când primesc un e-mail de la șeful meu, deoarece e-mailurile de la șeful tău sunt întotdeauna importante, nu-i așa? Deci, am făcut clic-dreapta pe e-mailul de la redactorul-șef al How-To Geek, Whitson Gordon, și selectați "Rules" și apoi "Create Rule" din meniul pop-up.

În caseta de dialog "Creați regula", selectați condițiile în care doriți să primiți notificări despre mesajele noi. Vreau să primesc notificări imediate despre e-mailurile primite de la Whitson, așa că am selectat prima căsuță de selectare.

De asemenea, selectați caseta de selectare "Trimise la" și asigurați-vă că numele meu este selectat din lista derulantă, așa că voi primi notificări direct pentru mine prin e-mailurile trimise de la Whitson. Dacă nu doriți să fiți notificat (ă) de e-mailuri în care sunteți CC sau unul sau mai mulți destinatari, selectați "Doar eu" din lista derulantă "Trimis la". Faceți clic pe "OK" după ce ați făcut alegerile.

Se afișează o casetă de dialog "Succes" cu opțiunea "Executați această regulă acum pe mesajele deja existente în dosarul curent". Faceți clic pe "OK". Vreau să aflu ce e-mailuri sunt în căsuța de e-mail de la Whitson, așa că selectez caseta de selectare.

Se va afișa caseta de dialog "Notificări noi pentru corespondență", solicitând acțiuni imediate. În prezent, am doar un e-mail de la Whitson în căsuța de e-mail, deci este singurul care apare în această casetă de dialog. Cu toate acestea, dacă ar exista mai multe e-mailuri de la Whitson, toți ar fi enumerați aici. Dacă doriți să vedeți un e-mail direct din această casetă de dialog, selectați e-mailul pe care doriți să-l vizualizați și faceți clic pe "Deschideți articolul". Faceți clic pe "Închidere" pentru a închide caseta de dialog.

Caseta de dialog "Notificări noi pentru corespondență" rămâne deschisă până când faceți clic pe "Închidere", chiar dacă deschideți un mesaj de e-mail din caseta de dialog și apoi închideți mesajul.

Cum puteți crea reguli mai avansate

Când creați reguli, puteți selecta din opțiuni suplimentare, mai specifice decât cele disponibile în caseta de dialog principală "Creați regula". Pentru a face acest lucru, deschideți caseta de dialog "Creare regulă", așa cum este descris mai devreme în acest articol. Apoi faceți clic pe "Opțiuni avansate".

Primul ecran din caseta de dialog "Expert reguli" afișează o listă cu condițiile detaliate de verificat. Bifați casetele de selectare pentru condițiile pe care doriți să le verificați pentru notificările prin e-mail. Vreau să primesc notificări atunci când primesc e-mail-uri de la Whitson trimis doar la mine, așa că am selectat aceste condiții.

Textul albastru subliniat este link-urile pe care le faceți clic pentru a specifica valoarea pe care doriți să o verificați în acea condiție. După ce selectați această condiție, faceți clic pe link-ul albastru pentru acea condiție din caseta "Pasul 2" pentru a edita valorile.

După ce ați selectat condițiile pe care doriți să le verificați, faceți clic pe "Next".

Acum, selectați opțiunile pentru a indica ce trebuie făcut cu un mesaj pe care îl primiți, care se potrivește cu condițiile selectate. Puteți face lucruri cum ar fi mutarea mesajului într-un anumit dosar, transmiterea acestuia la una sau mai multe persoane, răspuns utilizând un șablon sau marcarea ca citită. Vreau să primesc o alertă desktop atunci când primesc un mesaj de e-mail de la Whitson, așa că am selectat ultima opțiune de pe listă, "afișează o alertă desktop". După ce ați selectat ce doriți să faceți cu mesajul, faceți clic pe "Următorul".

Următorul ecran oferă opțiuni pentru setarea excepțiilor de la regulă, cum ar fi dacă nu doriți să primiți o notificare dacă mesajul este o invitație la întâlnire sau o actualizare. Alegeți excepțiile pe care doriți să le aplicați regulii dvs. și faceți clic pe "Următorul". Nu vreau excepții, așa că dau doar clic pe "Următorul" pentru a sări peste acest ecran.

Ultimul ecran vă permite să specificați un nume pentru regulă și să configurați câteva opțiuni de reguli, inclusiv una pentru a activa imediat această regulă. Dacă doriți să executați imediat regula privind mesajele deja în căsuța de e-mail, selectați "Porniți această regulă acum pe mesajele deja existente în" Inbox "".

Examinați descrierea regulii sub "Pasul 3" și dați clic pe "Finalizați" când ați terminat.

Acum, când primesc un e-mail de la Whitson, pe desktopul Windows se afișează o alertă desktop. Rețineți că acest lucru este diferit de caseta de dialog "Notificări noi pentru mesaje" - în schimb, este o notificare Windows nativă. Dacă preferați acest stil de notificare, va trebui să treceți prin "Opțiuni avansate" pentru fiecare regulă pe care o creați ".

Cum să vă editați regulile

Modificarea, ștergerea sau chiar oprirea temporară a regulilor dvs. este ușoară. Vreau să modific regula mea pentru a afișa caseta de dialog "New Alerts Mail" mai degrabă decât o "Alertă desktop". Pentru a face acest lucru, fac clic pe fila "Acasă".

Faceți clic pe butonul "Reguli" din secțiunea "Mutare" și selectați "Gestionați regulile și alertele" din meniul derulant.

Se afișează caseta de dialog "Reguli și alerte". În fila "Reguli de poștă electronică", dați clic pe "Modificați regula" și selectați "Modificați setările regulilor" din meniul derulant.

Așa cum am discutat mai devreme, primul ecran al "Expertului regulilor" afișează o listă de condiții pe care le puteți verifica pentru mesajele de e-mail primite. Selecțiile pe care le-am făcut când am setat afișarea regulilor în partea de sus a listei și descrierea cu setările curente se afișează în caseta din secțiunea "Pasul 2". Nu vreau să schimbe condițiile, așa că fac clic pe "Următorul". Dacă doriți să schimbați condițiile din regula dvs., faceți modificările și apoi faceți clic pe "Următorul".

În ecranul care afișează acțiunile de preluare a mesajelor de e-mail primite (în funcție de condiții), dezactivez opțiunea "Afișează o alertă desktop", care se afișează în partea de sus a listei, apoi dă clic pe "Înainte".

Să presupunem că doriți să afișați în schimb caseta de dialog "New Alerts Mail" în interiorul tău. Derulați în jos în partea de jos a listei de acțiuni și selectați "Afișați un mesaj specific în fereastra Alertă nouă pentru element" din caseta de selectare. Pentru a personaliza mesajul care apare în caseta de dialog "Alerte noi mesaje", faceți clic pe link-ul "un mesaj specific" în caseta de sub "Pasul 2".

În caseta de dialog "Mesaj de avertizare", introduceți un mesaj care să fie afișat în caseta de dialog "Alerte noi mesaje" și faceți clic pe "OK".

Dacă doriți să adăugați sau să eliminați orice excepție, faceți clic pe "Next" pentru a accesa lista de excepții și a efectua modificările. Pentru a schimba numele regulii sau pentru a modifica alte opțiuni în ultimul ecran al "Regulatorului de reguli", faceți din nou clic pe "Următorul" în ecranul de excepții. Nu vreau să schimb nimic altceva, așa că fac clic pe "Finish" din ecranul acțiuni pentru a accepta modificările mele și a închide "Regulatorul de reguli".

Ați revenit la caseta de dialog "Reguli și alerte". Faceți clic pe "OK" pentru al închide. Pentru a executa imediat regula, faceți clic pe "Executare reguli acum" în partea de sus a fila "Reguli de e-mail".

În caseta de dialog "Run Rules Now", în caseta "Selectați regulile pentru a rula", bifați caseta de validare pentru regula pe care doriți să o executați și dați clic pe "Executare acum".

NOTĂ: Odată ce ați executat regula, caseta de dialog "Run Rules Now" nu se închide automat. Trebuie să faceți clic pe "Închidere" pentru al închide. Caseta de dialog "Reguli și alerte" nu se închide automat, așa că faceți clic pe "OK" pentru al închide.

Caseta de dialog "New Mail Alerts" se afișează împreună cu mesajul personalizat din partea de sus.

Caracteristica Reguli din Outlook oferă multe opțiuni pentru gestionarea automată a mesajelor dvs. de e-mail. Puteți să transferați anumite mesaje în foldere specifice, să efectuați acțiuni asupra mesajelor de e-mail cu un anumit text în linia de subiect sau chiar să ștergeți automat mesaje în funcție de anumite condiții. Regulile Outlook pot părea copleșitoare la început din cauza tuturor opțiunilor disponibile. Cu toate acestea, dacă știți cum doriți să gestionați anumite mesaje de e-mail, nu este greu să creați și să gestionați propriile reguli.