Cum se găsește și se înlocuiește formatul în Microsoft Word

Caracteristica Găsire și înlocuire a Microsoft Word nu este doar pentru înlocuirea textului. De asemenea, puteți utiliza funcția Găsiți și înlocuiți pentru a găsi anumite tipuri de formatări în documentul dvs. și chiar să înlocuiți formatul respectiv cu altceva.

Când găsirea și înlocuirea formatării este utilă?

Există mai multe modalități de a utiliza funcția Găsire și înlocuire pentru formatare, dar când trebuie să luați în considerare utilizarea funcției Găsiți și înlocuiți în loc să aplicați modificări de formatare manuală sau utilizând alte opțiuni, cum ar fi Format Painter?

Uneori, este util să aplicați manual modificările de formatare. De exemplu, dacă aveți nevoie să modificați culoarea întregului text sau să eliminați toate textele aldine din document, puteți face acest lucru selectând toate (Ctrl + A) și apoi aplicând modificarea dorită. Dacă trebuie să controlați ce se schimbă și ceea ce nu este mai precis, ar fi mai bine să treceți prin documentul dvs. și să faceți aceste modificări manual.

Cu toate acestea, există momente când funcția Găsire și înlocuire vă poate ajuta să economisiți timp prin aplicarea modificărilor de formatare mai rapid și mai ușor decât formatarea manuală. Puteți utiliza funcția Găsire și înlocuire pentru a căuta și schimba formatul de caractere și de paragrafe.

Iată câteva exemple atunci când ar putea fi util:

Ați utilizat un tip de formatare a caracterelor în documentul dvs. și doriți să îl modificați la alt tip de formatare. De exemplu, spuneți că ați folosit cursiv pentru a accentua, iar acum doriți să eliminați formatarea.
Aveți un anumit cuvânt sau expresie la care doriți să aplicați (sau să schimbați) formatarea caracterelor. De exemplu, spuneți că repetați fraza "Little Red Riding Hood" în documentul dvs. și ați decis că doriți ca această expresie să folosească un font diferit și un text roșu.
Ați folosit un anumit format de paragraf (aliniere, indentare, spațiere și așa mai departe) și doriți să modificați acest lucru. De exemplu, spuneți că setați paragrafe specifice care urmează să fie aliniate spre stânga și au o anumită indentare și acum doriți să eliminați această indentare și centrul de aliniere a acestor paragrafe.

Acum, da, cu o anumită previziune, ați fi putut stabili stiluri de caractere și paragrafe și apoi le-ați aplicat riguros în tot documentul. Asta ar face ca unele dintre aceste lucruri să fie mai ușor de gestionat. Dar atunci când previziunea se transformă în retrospectivă, Găsirea și Înlocuirea vă poate ajuta să obțineți treaba.

Sunteți gata să o vedeți în acțiune?

Utilizând Găsiți și înlocuiți pentru a modifica formatul de caractere

Când vine vorba de găsirea și înlocuirea formatelor, puteți crea o căutare doar pentru anumite tipuri de formatare sau puteți face acest lucru în combinație cu căutarea de text (puteți chiar să obțineți fantezie și să o combinați cu metacaractere pentru a vă perfecționa în continuare căutările).

Dacă doriți să lucrați doar cu formatul de caractere

Dacă doriți să căutați formatarea fără text însoțitor, este ușor. Să luăm exemplul de mai devreme unde am decis că vrem să eliminăm apariția de text italic. Activați caseta de dialog Căutare și înlocuire, îndreptați-o spre Acasă> Înlocuiți sau apăsați pe Ctrl + H.

În fila Înlocuire, faceți clic pentru a plasa punctul de inserare în caseta "Găsește ce". Apoi, faceți clic pe meniul derulant "Formatare" și alegeți opțiunea "Font".

În fereastra Căutare font, faceți clic pe opțiunea "Italic" (sau orice formatare pe care doriți să o căutați), apoi faceți clic pe "OK".

Înapoi în fereastra Găsire și înlocuire, puteți vedea că selecția de formatare este listată acum sub caseta "Găsește ce" pentru a vă ajuta să urmăriți ce căutați.

Acum, plasați punctul de inserție în caseta "Înlocuiește", înapoi în Format> Font și de această dată alegeți opțiunea "Regular". După ce ați terminat, veți vedea că formatul apare sub caseta "Înlocuiește".

Observați cum se spune "Nu este bold" și "Nu este italic". Nu puteți utiliza această tehnică pentru a schimba de la un tip de formatare la altul - doar pentru a adăuga sau a elimina formatarea.

În orice caz, acum sunteți gata să căutați. Apăsați butonul "Găsiți în continuare" pentru ca Word să găsească și să evidențieze următoarea apariție a ceea ce căutați. Aici, sa găsit următorul nostru cuvânt italicizat. Faceți clic pe butonul "Înlocuire" pentru a efectua modificarea. Apăsați "Find Next" pentru a găsi următoarea apariție și repetați. Dacă vă simțiți norocos, puteți, de asemenea, apăsa butonul "Înlocuiește tot" pentru ca Word să meargă mai departe și să înlocuiască tot ceea ce găsește fără a fi nevoie să verificați fiecare, dar vă recomandăm să salvați sau să faceți o copie a documentului înainte de a face acest lucru.

Dacă doriți să lucrați cu formatul de caractere și text

Destul de ușor, dar dacă doriți să lucrați simultan atât cu formatarea, cât și cu textul? Să luăm un exemplu mai mare.

Spuneți că tocmai ați terminat de scris și formatat un raport, iar pentru numele companiei, "Lorem Incorporated", ați aplicat culori aldine, italice și albastre pentru accentuare. Documentul dvs. arată astfel:

Managerul dvs. vă revizuiește raportul și vă solicită să eliminați culoarea albastră, caracterele aldine și caracterele italice. De asemenea, trebuie să schimbați "Lorem Incorporated" la "Lorem Inc." Trebuie să efectuați rapid modificările și apoi trimiteți e-mail raportul revizuit managerului dvs. cât mai curând posibil. Puteți face toate acestea cu ușurință prin Găsire și înlocuire.

Activați caseta de dialog Căutare și înlocuire, îndreptați-o spre Acasă> Înlocuiți sau apăsați pe Ctrl + H.

Introduceți "Lorem Incorporated" în caseta "Găsește ce". Faceți clic pe butonul "Mai multe" pentru a extinde opțiunile Găsire și Înlocuire dacă acestea nu sunt deja afișate.

Apoi, faceți clic pe butonul "Format" din partea stângă jos, apoi faceți clic pe opțiunea "Font".

În fereastra Căutare font, faceți clic pe stilul fontului "Bold Italic". În meniul drop-down "Font Color", alegeți culoarea albastră (care este aplicată în prezent în text). Faceți clic pe "OK" când ați terminat.

Observați că selecțiile de formate pe care tocmai le-ați făcut apar sub caseta "Găsește ce".

Tipul următor "Lorem Inc." în caseta "Înlocuiți". Faceți clic din nou pe butonul "Formatare" și apoi faceți clic pe "Font".

Alegeți stilul de font "Regular" și în meniul derulant "Font Color", alegeți "Automatic" (care este implicit negru). Faceți clic pe "OK" când ați terminat.

Acum, puteți utiliza butoanele "Găsiți următorul" și "Înlocuiți", la rândul său, pentru a trece prin fiecare apariție în documentul dvs. sau puteți face clic pe butonul "Înlocuiește tot" pentru a modifica toate aparițiile simultan. Dacă utilizați "Înlocuiește tot", vă recomandăm să salvați sau să creați mai întâi o copie a documentului.

Utilizând Găsiți și înlocuiți pentru a modifica formatul paragrafelor

De asemenea, puteți utiliza funcția Găsiți și înlocuiți pentru a lucra cu formatarea la nivel de paragraf și funcționează în același mod ca și lucrul cu formatarea la nivel de caractere. Puteți chiar să-l utilizați pentru a găsi și a înlocui formatarea de caractere și paragrafe în același timp, dacă doriți.

Dar să luăm un exemplu mai simplu pentru a vedea cum funcționează. Să presupunem că am copiat și lipit câteva paragrafe dintr-un alt document Word pe care să îl folosim în documentul nostru. În documentul nostru, folosim spațierea standard a liniei în care nu există spațiu adăugat înainte de paragrafe și distanțe de 8pt după paragrafe.

Din anumite motive, documentul din care tragem paragrafele este configurat pentru a utiliza spațierea de 18pt atât înainte și după paragrafe. Păstrăm textul prin formatare, deoarece dorim să păstrăm formatarea la nivel de caractere ca textul aldine.

Rezultatele nu arată grozav, deoarece paragraful pe care l-am copiat și plasat are mult mai mult spațiu înainte și după acesta decât celelalte paragrafe.

Acum, o modalitate de a repara acest lucru ar fi să apăsați Ctrl + A pentru a selecta întregul document și apoi setați spațierea liniilor pentru toate paragrafele din document la valorile lor implicite. Dar dacă am avea niște paragrafe în care am ajustat spațiile liniare și am vrut să ținem asta?

Ați ghicit-o și găsiți-o și înlocuiți-o la salvare. Activați din nou Acasă> Înlocuiți sau apăsând pe Ctrl + H.

Plasați punctul de introducere în caseta "Găsește ce", deschideți meniul derulant "Formatare" și alegeți opțiunea "Paragraf".

În fereastra Găsiți paragraf, selectați formatul pentru care doriți să căutați. În cazul nostru, căutăm paragrafe unde distanța înainte și după este de 18pt. Când sunteți configurat, faceți clic pe "OK".

Acum veți vedea formatul menționat în caseta "Găsește ce".

Acum, plasați punctul de inserție în caseta "Înlocuiți cu", deschideți din nou meniul drop-down "Format" și faceți clic pe "Paragraf".

De această dată, configurați formatarea pe care doriți să o utilizați ca înlocuitor. Mergem cu implicitul Word de nici un spațiu înainte și 8pt după - la fel ca în restul documentului nostru. Faceți clic pe "OK" când l-ați configurat.

Acum sunteți gata să căutați. Apăsați butonul "Găsiți în continuare" pentru ca Word să găsească și să evidențieze următoarea apariție a ceea ce căutați. Aici, a fost găsit paragraful nostru parțial distant. Faceți clic pe butonul "Înlocuire" pentru a efectua modificarea. Apăsați "Find Next" pentru a găsi următoarea apariție și repetați. Puteți, de asemenea, să apăsați pe butonul "Înlocuiește tot" pentru a termina Word și a înlocui tot ce găsește fără a fi nevoie să verificați fiecare, dar vă recomandăm să salvați sau să faceți o copie a documentului înainte de a face acest lucru.

Și după efectuarea înlocuirii, acum avem un paragraf distanțat la fel ca alții.

Puteți obține mult mai sofisticat cu căutările decât exemplele simple pe care le-am furnizat aici. Puteți combina mai multe tipuri diferite de formatări de caractere și paragrafe într-o singură căutare. Puteți utiliza și metacaractere și alte caractere speciale pentru a obține mai multă creativitate cu textul specific pe care îl găsiți. Dar asta ar trebui să fie suficient pentru a începe!