Cum să filtrați ce articole descărcați Outlook de pe Exchange

Dacă aveți un spațiu limitat pe unitate sau o conexiune la internet lentă, este posibil să doriți să limitați ce descărcări Outlook. V-am arătat cum puteți controla elementele descărcate de Outlook pe baza vârstelor elementelor, dar acest lucru nu este foarte flexibil. De asemenea, funcționează doar pe e-mailurile din căsuța poștală (și, pentru Outlook 2016 și ulterior, delegați cutiile poștale), deci dacă aveți acces la dosare publice sau partajate sau dacă aveți multe evenimente și sarcini din calendar, aveți nevoie de altă opțiune. Pas înainte sincronizarea dosarelor, care vă permite să filtrați descărcările din Outlook pe bază de dosare.

Notă: Sincronizarea folderelor funcționează cu toate versiunile acceptate ale clientului Outlook atunci când sunteți conectat la un server Microsoft Exchange, inclusiv Hotmail sau Outlook.com. Dacă vă conectați la un alt serviciu, cum ar fi Gmail sau un server personal de poștă electronică, puteți configura aceste opțiuni, dar Outlook le poate ignora.

Puteți accesa opțiunile de sincronizare pentru un dosar făcând clic pe Dosar> Proprietăți folder.

De asemenea, puteți să faceți clic dreapta pe folderul din panoul de navigare, apoi să faceți clic pe comanda "Proprietăți".

În fereastra de proprietăți a folderului, treceți la fila "Sincronizare".

Vestea bună este că trebuie să faceți doar un singur lucru pe această filă: creați filtrul. Dați clic pe butonul "Filtrare" pentru a deschide fereastra Filtru și pentru a începe.

Fereastra Filtru vă permite să alegeți condiția (sau condițiile) pe care trebuie să o îndeplinească un mesaj pentru Outlook pentru al descărca în acest folder. Orice e-mail care nu îndeplinește aceste condiții persistă încă pe server și puteți accesa aceste e-mailuri prin intermediul aplicației Web Outlook sau Outlook online.

Fiecare folder poate avea filtre de sincronizare diferite, deci dacă creați un filtru în Inbox, acesta nu va afecta niciun alt dosar. Trebuie să creați un filtru separat pentru fiecare dosar, deci are sens doar să utilizați acest lucru pe folderele cu multe elemente.

În momentul de față, căsuța mea de e-mail este plină de e-mailuri în care am fost implicat în chestiuni care nu sunt atât de importante, așa că vom crea un filtru care sincronizează doar e-mailurile trimise la mine și unde sunt singura persoană de pe " A alinia.

Pentru a face acest lucru, adăugați un nume în caseta "Trimise la", activați caseta "În cazul în care sunt" și apoi selectați "singura persoană de pe linia To" din meniul derulant din dreapta.

Faceți clic pe butonul "OK" și va apărea un mesaj de avertizare.

Acest mesaj înseamnă că orice e-mailuri care se potrivesc cu filtrul dvs. vor fi descărcate în dosar, iar orice e-mailuri care nu se potrivesc cu filtrul dvs. vor fi eliminate din folderul local. E-mailurile care nu se potrivesc nu vor fi șterse - acestea vor fi în continuare disponibile în aplicația Web Outlook și dacă schimbați sau eliminați filtrul, Outlook le poate descărca din nou.

Faceți clic pe "OK" pe mesaj, apoi pe "OK" în fereastra de proprietăți. Reporniți Outlook și filtrul trebuie aplicat imediat, deși în folderele cu mii de e-mailuri ar putea dura ceva timp pentru a vă re-sincroniza. După ce s-a sincronizat filtrul de corespondență, puteți să compactați cutia poștală pentru a maximiza câștigul de spațiu.

Pentru a elimina filtrul, reveniți la fereastra Filtru și faceți clic pe butonul "Șterge tot". Închideți ferestrele deschise și reporniți Outlook pentru a aplica modificările.

Acest instrument de sincronizare este excelent pentru cutiile poștale partajate unde doriți să vedeți numai e-mailurile trimise dvs. sau echipei dvs. De asemenea, puteți să-l utilizați pentru a nu mai afișa e-mailuri sau evenimente calendaristice care sunt mai vechi decât o anumită vârstă, pentru a filtra fișiere atașate, pentru a opri sincronizarea e-mailurilor de la anumite adrese și multe altele. Criteriile de filtrare sunt multe și variate, deci dacă doriți să filtrați e-mailuri speciale, ar trebui să găsiți o combinație de criterii de filtrare care vă permit să o faceți.