Cum să vă delegați contul Outlook la cineva

Este suficient să comunicați calendarul în Outlook, iar în multe companii, toate calendarele Outlook sunt vizibile pentru întregul birou în mod implicit. Dar puteți oferi unui utilizator un nivel mult mai ridicat de vizibilitate și control prin delegarea contului dvs., astfel încât să poată crea și răspunde la întâlniri și e-mailuri pentru dvs. Să vedem cum funcționează.

Pentru a vă delega căsuța poștală cuiva, faceți clic pe File> Account Settings și apoi faceți clic pe comanda "Delegate Access".

Aceasta deschide fereastra Delegați, care va fi goală prima oară când o deschideți. Faceți clic pe butonul "Adăugați" pentru a configura un delegat.

Aceasta deschide lista globală de adrese (lista tuturor persoanelor din compania dvs.), astfel încât să puteți alege un delegat. (Nu puteți delega contul dvs. unei persoane din afara domeniului dvs. de e-mail, ceea ce înseamnă că dacă adresa dvs. de e-mail este [email protected], puteți delega căsuța poștală numai unei persoane care are o adresă de e-mail care se termină cu "@ mycompany.com". „)

Selectați persoana căreia îi delegați și apoi faceți clic pe "OK" pentru a deschide Permisiunile delegate.

Permisiunile implicite oferă drepturi editorului delegat în lista dvs. de calendar și de activități, însă nu le permiteți accesul la mesajele primite, la contacte sau la note. Cu toate acestea, puteți modifica permisiunea implicită pentru oricare dintre aceste categorii. Opțiunile sunt:

Nici unul: Delegatul nu are acces.
Referent: Delegatul poate citi articole, dar nu le poate edita.
Autor: Delegatul poate citi și crea articole, modifica și șterge elementele pe care le creează (cum ar fi cererile de întâlnire sau sarcinile).
Editor: Delegatul poate face tot ce poate face un autor și poate, de asemenea, să schimbe și să șterge elementele pe care le-ați creat.

Dacă doriți doar delegaților dvs. să vă gestioneze calendarul (și sarcinile care pot fi alocate altor persoane), atunci permisiunile implicite vor funcționa bine. "Delegatul primește copii ale mesajelor legate de întâlnire trimise la mine" este activată, deci delegatul nu are nevoie de acces la mesajele primite. Aplicațiile de întâmpinare și răspunsurile le sunt trimise automat când aceasta este activată.

Delegatul dvs. nu va vedea întâlniri sau întâlniri pe care le-ați creat și le-ați marcat ca private; vor vedea doar că există o întâlnire privată. Dacă doriți ca aceștia să vadă (și să editeze) întâlnirile dvs. private, activați opțiunea "Delegați pot vedea articolele mele private".

În cele din urmă, este de obicei o idee bună să activați opțiunea "Trimiteți automat un mesaj pentru a delega sumarul acestor permisiuni", astfel încât delegatul să știe că are permisiunea de a accesa cutia dvs. poștală.

Faceți clic pe OK pentru a reveni la panoul Delegați. Cele trei opțiuni din partea inferioară care au fost șterse înainte de adăugarea unui delegat sunt acum disponibile.

Solicitările implicite de întâlnire cu opțiunile sunt trimise delegațiilor dvs. și o copie vă este trimisă pentru lucrări de referință pentru majoritatea persoanelor, dar dacă doriți, treceți la una dintre celelalte opțiuni.

După ce faceți clic pe "OK", delegații dvs. sunt adăugați. Ele pot adăuga acum căsuța poștală în profilul lor Outlook și pot accesa orice le-ați lăsat să le acceseze.