Cum se creează și gestionează contactele în Outlook 2013

Outlook nu este foarte util dacă nu aveți contacte. Sigur, puteți introduce adrese de e-mail pe măsură ce mergeți, dar acest lucru este consumator de timp și predispus la erori. Este mai bine să aveți contactele deja în Outlook, astfel încât să puteți elimina un mesaj rapid în doar câteva clicuri.

Într-un articol recent, am discutat cum să începem să folosim Outlook, iar astăzi dorim să extindem acest lucru pentru a include și colaborarea cu persoanele de contact. Persoanele dvs. de contact vor fi centrul experienței Outlook, a celor cărora le corespundeți și modul în care utilizați aplicația.

Așa cum v-ați putea aștepta, puteți face o mulțime de gestionare a contactelor cu Outlook și dacă aveți o agendă de adrese setată înainte de a începe să o utilizați,.

Crearea unei agende de adrese

Pentru a începe să gestionați persoanele de contact, primul lucru pe care doriți să-l faceți este să deschideți modul Persoane, astfel încât să puteți ajunge la serviciu. Există numeroase moduri de a adăuga contacte în agendă. La început, este posibil să importați agenda de adrese dintr-o altă sursă, cum ar fi programul de poștă electronică sau alt program de poștă electronică.

Rețineți că pentru fiecare cont de e-mail pe care îl aveți, veți avea o agendă de adrese. În această situație particulară, avem o adresă locală pentru fișierul nostru de date local din Outlook și avem un altul asociat contului nostru de e-mail.

În orice caz, să acoperim elementele de bază, astfel încât dacă nu aveți o agendă de adrese pentru a importa, puteți începe să adăugați manual contacte. În următoarea imagine, vedem o parte din noua noastră agendă de adrese, care este complet goală, deocamdată.

Pentru a începe, faceți clic pe butonul "Contact nou" și va deschide o nouă fereastră de contact. Primul lucru care ar putea sări la tine este cât de ocupat apare, dar nu te teme, dacă te uiți după multe caracteristici de pe Panglică, vei vedea că este un tip destul de standard, de tip "run-of-the-mill".

Să tăiem la urmărire și să facem un contact pentru How-To Geek completând valorile corespunzătoare. Puteți adăuga, de asemenea, o imagine, care este inutilă, dar totuși o atingere plăcută cu agenda telefonică plictisitoare.

După ce ați terminat de introdus contactul sau persoanele de contact, veți dori fie să dați clic pe "Salvați și închideți", fie să faceți clic pe "Salvați & nou" pentru a genera un alt contact. Hai să facem asta. Avem de ales între crearea unui contact complet nou sau a unui contact nou pentru aceeași companie.

În acest caz, vom alege ultima pentru a economisi timp la tastare, după care vom da clic pe "Salvați și închideți" pentru a dezvălui noile intrări ale agendei de adrese.

Nu e rău, avem deja două contacte pe care le putem trimite prin e-mail, dar, omule, e nevoie de timp. Ar fi mult mai ușor dacă am putea muta informațiile de contact dintr-o altă sursă în Outlook.

Dacă utilizați un serviciu webmail sau altul, persoanele dvs. de contact sunt cel mai probabil acolo și va trebui să fie importate în Outlook. Dacă doriți să introduceți fiecare contact unul câte unul, atunci sunteți cu siguranță binevenit să faceți acest lucru, dar vă recomandăm să importați lista de contacte principale, indiferent că este din Thunderbird sau Gmail sau alt serviciu de e-mail.

Importul și exportul de înregistrări de contact

Indiferent dacă utilizați Gmail sau Yahoo Mail! Sau aveți un cont de e-mail din 1997 pe care l-ați păstrat și întreținut cu grijă, contacte și toate, în mod inevitabil ar putea fi necesar să puneți contactele în contactele Outlook în masă.

Pentru a face acest lucru, puteți exporta contacte dintr-o altă sursă și apoi le puteți importa în Outlook. În mod normal, acest lucru este ușor de realizat prin accesarea pur și simplu a setărilor sau a opțiunilor din contul dvs. de e-mail sau client și apoi alegerea opțiunii de export contacte.

În mod normal, tot ce trebuie să faceți este să le importați apoi în Outlook. Acesta este un proces destul de simplu și va fi similar în majoritatea aplicațiilor de e-mail. Vă recomandăm să citiți articolul nostru, care explică cum să exportați și să importați contacte în Outlook și invers.

vCard? Ce este o vCard?

S-ar putea să fi auzit vCards (Virtual Card File sau .VCF), poate că ați primit chiar și unul sau unul. vCards, reprezintă un format standard de carte electronică de vizită pe care îl puteți schimba cu alții, de exemplu printr-o semnătură sau un atașament de e-mail.

Indiferent, există mai multe moduri în care puteți gestiona vCards în Outlook. Scenariul cel mai probabil este locul în care este posibil să aveți nevoie să importați o persoană de contact sau să o exportați într-o vCard. Cum-Pentru a Geek are o descriere completă a acestui proces, care vă va aduce rapid la viteza în acest sens.

Uneori, este posibil să aveți multe vCards stocate într-un singur fișier vCard. Dacă însă încercați să convertiți acest fișier, va fi importată doar prima vCard din fișier. Pentru a depăși această limitare, trebuie mai întâi să faceți conversia într-un fișier .CSV și apoi să importați acest lucru în Outlook. Vă recomandăm să citiți acest articol pentru o descriere completă a acestui proces.

În cele din urmă, puteți exporta toate persoanele de contact la vCard-uri individuale sau la un singur vCard master, după cum este descris în paragraful anterior. Încă o dată, avem un tutorial minunat despre cum să facem acest lucru, așa că ar trebui să vă grăbiți să vă deplasați cu vCard și să ieșiți din Outlook cu ușurință.

Creați și gestionați grupurile de contact

Să discutăm grupurile de acum încolo, fiind capabili să bateți rapid un mesaj către un grup select de suflete, vă asigură că nu uitați să includeți pe nimeni și vă scutește de tastarea fiecărui nume în câmpul Către:.

Pentru a configura un grup de persoane de contact, faceți clic pe "Grup de contacte nou" de pe panglică.

După deschidere, va trebui să decideți mai întâi ce doriți să apelați grupul dvs. (aici numim a noastră "CES 2015"), apoi faceți clic pe "Adăugați membri" și selectați "De la Contacte Outlook". Puteți crea, de asemenea, zburați sau alegeți altă agendă de adrese, cum ar fi dacă doriți să includeți persoane din agenda companiei dvs..

Din listă, selectăm membrii grupului nostru. Rețineți că puteți selecta membri prin menținerea "CTRL" și făcând clic stânga pe fiecare membru. Indiferent, ori de câte ori doriți să adăugați noi membri, selectați numele sau numele și faceți clic pe butonul "Membri ->", care le va adăuga în grup.

Când ați terminat, faceți clic pe "OK".

Veți fi returnați la ecranul de gestionare a grupului, unde puteți examina membrii noii dvs. grupuri și puteți efectua alte modificări. De exemplu, puteți transmite grupul ca persoană de contact Vcard sau Outlook, puteți adăuga note despre grup, trimiteți un e-mail întregului grup sau creați o întâlnire numai cu acei membri ai grupului.

În cazul nostru, vom face doar clic pe "Salvați și închideți" pentru a crea oficial grupul și a reveni la fereastra principală Outlook. Acum vedem noul nostru grup în lista noastră de contacte, notată cu pictograma grupului. În dreapta, puteți vedea membrul grupului și există pictograme pentru a efectua acțiuni. În acest exemplu, este disponibilă numai pictograma de poștă electronică, precum și butonul "Editare".

Trebuie să rețineți că cea mai rapidă modalitate de trimitere prin e-mail a unui grup este pur și simplu tastați numele acestuia în câmpul Către: în acest caz, am putea tasta "CES 2015", iar Outlook ar ști să trimită mesajul tuturor celor din grupul respectiv.

Opțiuni pentru persoane

Dacă dați clic pe "Fișier -> Opțiuni", puteți configura Outlook în mai multe moduri în mai multe categorii diferite.

Iată opțiunile oamenilor tăi. Spre deosebire de alte categorii din opțiunile Outlook, opțiunile People sunt puține și destul de ușor de rezolvat.

Opțiunile pe care le veți găsi aici vă vor permite să decideți cum sunt depuse numele, dacă doriți să afișați un index suplimentar și să afișați starea și fotografiile online.

Gestionarea contactelor Outlook este destul de simplă, dar așa cum ați văzut, puteți face mult mai mult pentru ei pentru a le menține în mod corespunzător întreținute. Oferă mult mai mult pentru a încheia experiența Outlook dacă aveți mai multe informații în contacte decât doar un nume și o adresă de e-mail.

Acestea fiind spuse, dacă sunteți în continuare parțial să utilizați ceva de genul Gmail ca furnizor principal de servicii de e-mail, puteți utiliza în continuare Outlook pentru a vă ajuta să gestionați contactele, păstrându-le în același timp cu contul dvs. Gmail.