Cum se compune și se trimite e-mail în Outlook 2013

Outlook este destul de sinonim cu e-mailul. Prin urmare, dincolo de toate celelalte caracteristici, doriți să vă asigurați că știți cum să o utilizați cu e-mail cât mai eficient posibil.

Am acoperit aspecte ale Outlook de ceva vreme și veteranii de birou vor ști deja toate aceste lucruri, însă noii utilizatori, cum ar fi cei care au nevoie să știe cum să utilizeze Outlook într-o setare de birou, ar putea să știe cum să utilizeze Outlook zilnic. Acestea fiind spuse, este o aplicație de e-mail cu multe fețe și maturi pe care utilizatorii Windows ar trebui să o aibă în caseta de instrumente.

Deoarece sunt atât de multe de învățat, avem puțin timp să pierdem, deci să începem imediat cum să compunem și să trimitem mesaje, precum și o defalcare a tuturor opțiunilor pe care le puteți modifica pentru a face Outlook o experiență mai utilă și mai plăcută.

Rapid de compunere și de trimitere a unui mesaj

Dacă doriți sau trebuie să înțelegeți foarte elementele de bază ale Outlook, am scris un ghid pentru începători la îndemână. Vă recomandăm să citiți dacă Outlook este complet nou pentru dvs..

Altfel, din căsuța de e-mail Outlook puteți să dați clic pe butonul "E-mail nou" sau să utilizați "CTRL + N".

Fereastra de mesaje nou rezultată ar trebui să fie destul de simplă. Dacă ați folosit vreodată programul Microsoft Word sau un program similar de editare a textului, caracteristicile textului de bază vor părea fără îndoială că vă sunt cunoscute.

În acest moment, ați specifica la cine trimiteți mesajul dvs., vă compuneți mesajul și faceți clic pe butonul "Trimiteți". Asta e bine și bun dacă compuneți un mesaj unic și apoi ați terminat cu el, dar mai este ceva mai mult decât atât.

A Contacte de reîmprospătare

Când compuneți un nou e-mail, primul lucru pe care probabil îl veți face este să introduceți destinatarul sau destinatarii. Puteți face acest lucru prin tastarea pur și simplu în adresa lor de e-mail sau puteți să faceți clic pe "Pentru a ..." și să alegeți numele din agenda dvs..

Rețineți că, dacă doriți să alegeți rapid două sau mai multe adrese simultan, țineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe fiecare nume pe care doriți să-l selectați, apoi alegeți opțiunile de adresare: To și Cc (sau Bcc). Când ați selectat toți destinatarii, faceți clic pe "OK".

Dacă nu aveți deja o agendă de adrese, te-am acoperit. Puteți importa persoanele de contact în Outlook din Gmail sau un serviciu de e-mail similar.

Schimbarea adresei Reply-To

Să presupunem că aveți mai multe conturi de e-mail asociate cu Outlook. Cum trimiteți e-mailuri din celelalte conturi?

Veți observa că pe butonul "De la" există o săgeată mică. Faceți clic pe acel buton și veți vedea celelalte conturi într-o listă derulantă, astfel încât să puteți alege un alt cont de e-mail.

Alternativ, puteți utiliza un cont de e-mail care nu este asociat cu Outlook, cum ar fi dacă utilizați computerul altcuiva sau dacă vă folosiți calculatorul la locul de muncă și doriți să rutăți răspunsurile la contul dvs. personal.

Dacă faceți acest lucru, țineți minte câteva lucruri. În primul rând, orice mesaj pe care îl trimiteți va fi copiat în dosarul Sent Mail, deci nu trimiteți nimic personal decât dacă intenționați să îl ștergeți și să goliți Coșul de gunoi. De asemenea, dacă trimiteți un mesaj de la locul de muncă, probabil că acesta va fi stocat pe serverul de e-mail.

Semnături și staționare

Este posibil să fiți deja familiarizați cu conceptul de semnături sau chiar să-i folosiți pe ei înșiși. În principiu, semnăturile sunt biți speciali de text pre-compuși pe care le puteți adăuga la fiecare mesaj. Acestea pot fi detaliile dvs. de contact, informații vitale despre un produs sau eveniment pe care îl promovați sau doar o cotație profundă care vă place foarte mult.

În acest exemplu, vom atașa o semnătură detaliind planurile de vacanță viitoare. Vom atașa această semnătură la toate e-mailurile provenite din contul nostru de lucru, dar nu la răspunsuri și înainte.

De aici, până când eliminați semnătura utilizând aceste setări, avertismentul privind concediul va apărea de fiecare dată când compuneți un nou mesaj de poștă electronică.

Staționar?

Semnăturile sunt destul de ușor pentru a da seama, dar ce despre staționare? Atâta timp cât este acolo, să mergem mai departe și să discutăm despre asta. Cum ar fi cu semnături, probabil că ați văzut e-mailul staționar într-o formă sau alta, dar în esență funcționează astfel: din moment ce trimiteți e-mail ca HTML, staționare vă permite doar să atribuiți fundaluri, stiluri diferite de fonturi și culori mesaje.

Vedeți aici cum funcționează acest lucru. Am selectat tema "Bears" din listă, care ne dă un fundal cu urșii de teddy adorning it.

Desigur, dacă sunteți la serviciu, poate doriți să vă abțineți de la mesajele cu ursuleți de pluș și altele asemenea, dar dacă doriți ca mesajele dvs. să se evidențieze cu adevărat, atunci puteți utiliza caracteristica staționară pentru a crea unele rezultate foarte atractive.

Răspunderea la și transmiterea mesajelor

Răspunzând la și redirecționarea mesajelor este simplă și probabil că ați observat deja instrumentele de răspuns de pe Panglică.

Vedeți răspunsul, răspundeți tuturor (utilizați cu prudență) și opțiunile de transmitere, care sunt destul de explicite, dar ce alte opțiuni?

Dacă faceți clic pe "Întâlnire", puteți solicita o întâlnire când răspundeți; consultați toate opțiunile pe care le obțineți atunci când faceți acest lucru.

Vom aborda întâlnirile în detaliu într-un articol următor, în care vom discuta puterile calendaristice ale Outlook.

Setarea opțiunilor de răspuns și de redirecționare

Să deschidem răspunsul și să redirecționăm opțiunile pentru o privire rapidă. Există mai multe moduri în care puteți schimba modul în care apar mesajele originale atunci când răspundeți sau redirecționați sau dacă acestea sunt incluse ca atașament sau deloc.

De asemenea, puteți seta modul în care se deschide răspunsurile și înainte și dacă comentariile dvs. sunt prefabricate cu numele dvs..

Restul opțiunilor Mail ale Outlook

Există multe alte lucruri care se întâmplă în opțiunile Mail, așa că înainte de a vă părăsi azi, vrem să petrecem ceva timp vorbind despre ele.

Iată câteva chestii de bază precum opțiunile editorului pentru a schimba modul în care compuneți mesaje, opțiuni de ortografie și autocorrect, opțiuni de semnătură și opțiuni staționare, pe care le-am atins deja.

Multe dintre aceste opțiuni se deschid până la sub-opțiuni De exemplu, dacă faceți clic pe "Opțiuni editor ...", veți descoperi o mulțime de alte casete de selectare (încadrate în două categorii, Proofing și Advanced).

Derulați în jos, există opțiuni de sosire a mesajelor pentru a selecta modul în care vă avertizează Outlook atunci când mesajele sosesc în căsuța de e-mail.

În afară de modul în care Outlook marchează elementele citite când utilizați panoul de lectură.

Puteți decide cât de des mesajele sunt salvate automat, unde sunt salvate și așa mai departe.

Când trimiteți mesaje ce se întâmplă? Cu opțiunile "Trimiteți mesaje", selectați nivelurile implicite de importanță și sensibilitate, verificarea automată a numelor și câteva alte modificări minuscule, dar distincte, pe care le puteți aduce utilizatorilor.

Dacă sunteți interesat (ă) de urmărirea mesajelor, există și modalități de a face ajustări la aceasta. De exemplu, aici puteți activa încasările de citire, care vă trimite o notificare ori de câte ori cineva vă citește e-mailul.

În cele din urmă, găsim câteva opțiuni pentru a modifica formatul mesajelor dvs., pe care probabil că nu îl veți folosi niciodată.

Opțiunile Alte au câteva funcții utile, cum ar fi afișarea opțiunilor de lipire (eventual enervant) și dacă să se afișeze legăturile următoare și anterioare în anteturile mesajelor atunci când citiți prin mai multe mesaje din căsuța de e-mail (probabil utile).

Există, de asemenea, opțiuni pentru a configura modul în care programul efectuează curățarea conversațiilor, însă vom acoperi acele aspecte și alte aspecte legate de gestionarea corespondenței Outlook într-un articol viitoare.

E-mailul este o parte integrantă a Outlook, nu e de mirare că există multe modalități de configurare. Inutil să spun, pe măsură ce învățați să utilizați Outlook, veți reveni la opțiunile ocazionale pentru a schimba anumite aspecte legate de modul în care e-mailul este formatat și se comportă.

Nu ne-am descurcat cu explorarea Outlook, avem încă multe lucruri care să vă arătăm, cum ar fi modul în care vă veți ocupa de trimiterea și primirea atașamentelor, calendarului, sarcinilor și mult mai mult. Deocamdată, totuși, dorim să auzim mai multe de la dvs., vă rugăm să luați o clipă pentru a ne trimite o notă rapidă în forumul nostru de discuții.