Cum să arhivați mesajele de e-mail în Outlook 2013

Întotdeauna ni sa spus că susținerea datelor noastre este o idee bună. Ei bine, același concept poate fi extins și la e-mail. Poate doriți să vă arhivați e-mailurile atât de des, cum ar fi lunar, trimestrial sau chiar anual.

Vă vom arăta cum să arhivați e-mailurile în Outlook 2013 și să le faceți ușor disponibile în program. E-mailul dvs. este stocat într-un fișier .pst. Pentru a arhiva e-mailurile, vom muta e-mailul într-un fișier .pst de arhivă.

NOTĂ: Când arhivați e-mailul într-un alt fișier .pst, toate e-mailurile pe care le alegeți să le arhivați sunt mutate în fișierul de arhivă și nu mai sunt disponibile în fișierul .pst principal.

Pentru a începe arhivarea e-mailului, dați clic pe fila "Fișier" de pe panglică.

În ecranul Informații despre cont, dați clic pe butonul "Instrumentul de curățare" de lângă "Curățarea cutiei poștale".

Selectați "Arhivă ..." din meniul derulant.

Se afișează caseta de dialog Arhivă. Selectați "Arhivați acest dosar și toate subfolderele" și selectați un dosar pentru arhivare. Dacă doriți să arhivați toate e-mailurile dvs., selectați nodul cu adresa de e-mail din partea de sus.

Dați clic pe lista derulantă "Arhivați elemente mai vechi decât" pentru a selecta cea mai recentă dată pentru elementele care urmează să fie arhivate. Apare un calendar. Selectați o dată în luna curentă făcând clic pe dată sau defilați la o altă lună pentru a selecta o dată. Toate elementele mai vechi decât data selectată vor fi arhivate.

Dacă doriți să arhivați elemente care nu sunt setate să arhiveze automat utilizând AutoArchive, selectați caseta de selectare "Includeți articole cu" AutoArchive "checked".

NOTĂ: AutoArchive în Outlook 2013 funcționează la fel ca în Outlook 2010.

Faceți clic pe butonul "Răsfoiți" dacă doriți să schimbați locația în care fișierul de arhivă va fi salvat și numele fișierului de arhivă. Faceți clic pe OK când ați făcut selecțiile.

Fișierul arhivat .pst este salvat în locația aleasă.

Rețineți că toate mesajele pe care ați ales să le arhivați nu mai sunt disponibile în fișierul .pst principal. Fișierul arhivat .pst ar trebui să devină disponibil automat în Outlook. Cu toate acestea, dacă nu, faceți clic pe fila "Fișier".

În panoul albastru din partea stângă a ecranului "Informații despre cont", dați clic pe "Deschideți și exportați".

În ecranul "Deschis", faceți clic pe "Deschideți fișierul de date Outlook".

Se deschide caseta de dialog "Deschide fișierul de date Outlook". Navigați la locația unde ați salvat fișierul .pst arhivat, selectați-l și faceți clic pe OK.

În panoul din stânga al ferestrei principale Outlook Mail, se afișează o secțiune numită "Arhive" și e-mailurile arhivate sunt disponibile.

Arhivarea mesajelor de poștă electronică vă poate ajuta să păstrați e-mailurile organizate, făcând mai ușor să găsiți e-mailuri mai vechi și să păstrați inbox-ul și dosarele neclute.