Cum se adaugă o dată de expirare la e-mailuri în Outlook (și ce sunt pentru)

Outlook vă permite să adăugați o dată de expirare la e-mailurile pe care le trimiteți sau le primiți. După expirarea termenului de expirare, e-mailul va fi afișat cu formatare diferită și puteți utiliza instrumentele integrate ale Outlook pentru a gestiona automat e-mailurile expirate.

Datele de expirare se aplică numai în cazul e-mailurilor, nu al evenimentelor din calendar sau al sarcinilor, deoarece aceste elemente au propriile date pe care le puteți utiliza pentru a le gestiona

Cum se stabilește o dată de expirare pe un e-mail

Pentru a adăuga o dată de expirare unui e-mail pe care îl trimiteți, trebuie să deschideți fereastra Proprietăți pentru e-mail. Deschideți e-mailul și apoi faceți clic pe Mesaj> Etichete.

Aceasta va deschide fereastra Proprietăți pentru e-mail, la care puteți accesa și dând clic pe Opțiuni> Mai multe opțiuni sau pe Fișier> Proprietăți. Porniți caseta de selectare "Expires after" și apoi alegeți data și ora.

Faceți clic pe Închidere pentru a reveni la e-mailul dvs. Nu vor exista semne vizibile că a fost adăugată o dată de expirare și puteți trimite e-mailul în mod normal.

Pentru a adăuga o dată de expirare unui e-mail pe care l-ați primit, deschideți e-mailul și faceți clic pe Mesaj> Etichete (sau Fișier> Proprietăți).

Aceasta deschide fereastra de proprietăți pentru e-mail. Nu există atâtea opțiuni pentru un e-mail primit ca și pentru un mesaj pe care îl trimiteți, însă puteți seta încă o dată și o dată de expirare.

Ce înseamnă o dată de expirare?

Așadar, ați adăugat o dată de expirare unui e-mail. Asta e minunat și totul, dar care este avantajul de a face asta?

Datele de expirare sunt utilizate într-o varietate de moduri de Outlook pentru a vă ajuta să vă concentrați asupra a ceea ce este important. E-mailurile care au expirat nu sunt, în general, la fel de importante ca e-mailurile care nu au expirat, astfel încât Outlook formatează automat e-mailurile expirate în mod diferit.

Dacă v-ați uitat la setarea formatării condiționate în Outlook, atunci este posibil să fi observat regula de formatare a articolelor "expirate".

Această regulă formulează orice e-mail care a trecut de data de expirare cu un font de culoare gri și textul a fost străpuns.

Acest lucru vă permite să știți că e-mailul a expirat, astfel încât să vă puteți concentra mai întâi pe e-mailuri mai importante. Dacă ați trimis un e-mail cu o dată de expirare, acest format va fi aplicat și în Outlookul destinatarului, dar și alți clienți de e-mail, cum ar fi Thunderbird, sau aplicații web cum ar fi Gmail sau Yahoo! Mail, va ignora data și nu va face nimic.

De asemenea, puteți adăuga o coloană într-un dosar care indică data de expirare a oricărui e-mail. Faceți clic cu butonul din dreapta pe antetul unei coloane din dosarul în care doriți să adăugați coloana și apoi faceți clic pe "Selector de câmpuri".

Selectați câmpurile "Date Time" din meniul derulant și apoi selectați opțiunea "Expiră".

Glisați și plasați elementul "Expiră" în dosarul dvs. pentru ao adăuga la coloane.

Când deschideți un e-mail expirat, Outlook vă anunță cu un mesaj în antet.

Puteți să răspundeți sau să redirecționați un e-mail expirat, dar dacă încercați să îl transmiteți, Outlook vă arată mai întâi un avertisment.

Dați clic pe "Da" pentru a trimite e-mailul sau "Nu" pentru a anula.

Utilizarea datei de expirare pentru a vă administra e-mailul

Unele dintre instrumentele încorporate din Outlook utilizează și date de expirare. Dacă ați creat AutoArchiving în Outlook, este posibil să fi observat o opțiune pentru "Ștergerea elementelor expirate (numai folderul de e-mail)".

Dacă această opțiune este activată, atunci AutoArchive va șterge sau va muta (în funcție de celelalte setări) toate e-mailurile la care a trecut data. Aceasta este o modalitate excelentă de a elimina automat e-mailurile expirate și de a le împiedica să vă aglomerează cutia poștală.

Dacă nu doriți ca e-mailurile expirate să fie șterse sau mutate, dar nu doriți să le vedeți și în Outlook, puteți seta regulile de sincronizare ale Outlook pentru a împiedica descărcarea lor de pe serverul de e-mail Exchange.

Când construiți filtrul de sincronizare, faceți clic pe fila "Avansat" și apoi pe butonul "Câmp".

Selectați câmpurile Data / Ora> Expiră din meniu. Câmpul este disponibil și în opțiunile "Toate câmpurile" și "Toate câmpurile postare".

Setați "Condiție" la "pe sau înainte" și "Valoare" la "ieri", apoi faceți clic pe "Adăugați la listă".

Aceasta va filtra toate sarcinile expirate, astfel încât, dacă au expirat ieri sau mai devreme, acestea nu vor fi sincronizate cu Outlook și nu vor apărea în căsuța poștală. Ele vor fi în continuare disponibile în aplicația Web Outlook dacă doriți să le vedeți acolo.

Nu puteți stabili reguli pentru adăugarea automată a datelor de expirare la e-mailurile primite sau pentru a crea un pas rapid care să aplice o dată de expirare la apăsarea unui buton, însă puteți adăuga automat o dată de expirare tuturor e-mailurilor trimise. Faceți clic pe File (Fișier)> Options (Opțiuni)> Mail (Trimitere), derulați în jos pentru a trimite mesaje și activați "Marcați e-mailurile ca expirat după aceste zile".

Introduceți numărul de zile după care doriți ca mesajele să expire și apoi faceți clic pe "OK". Aceasta va adăuga automat o dată de expirare la toate e-mailurile pe care le trimiteți.

Datele de expirare reprezintă o modalitate utilă de gestionare a priorităților și a căsuței poștale de către mesajele de iluminare slabă care nu mai sunt relevante și care vă permit să utilizați instrumentele Outlook pentru a șterge sau a ascunde mesajele de care nu mai aveți nevoie. Este încă un instrument în lupta pentru a împiedica scoaterea de la cutie poștală să scape de sub control și un instrument foarte util la asta.