Du-te fără hârtie Opriți imprimarea totul și bucurați-vă de viața digitală

"Biroul fără hârtie" în care ni s-au promis că nu ajunge niciodată pentru mulți oameni. Realitatea este însă că un birou fără hârtie este aici astăzi dacă doriți să profitați de el.

Dacă sunteți în continuare cineva care imprimă e-mailuri, pagini web și alte documente, puteți să vă opriți acum. Există modalități mai bune de a urmări informațiile și de a le accesa mai repede - nu puteți căuta cuvinte pe bucăți fizice de hârtie, după toate.

Cauza impotriva tiparului

Imprimarea este costisitoare și incomodă, necesitând cartușe de cerneală, hârtie pentru imprimante și imprimante noi, de multe ori costisitoare, atunci când imprimanta ieftină cu jet de cerneală eșuează în mod inevitabil. Toată hârtia devine aglomerație care trebuie organizată corespunzător sau nu veți găsi niciodată ceea ce căutați. Nu aveți acces la acesta când vă aflați departe de birou, nu puteți căuta peste el și aveți doar o singură copie, astfel încât aveți probleme dacă nu se întâmplă vreodată ceva.

Imprimarea era necesară atunci când computerele erau cărămizi grele care se așezaseră atașate la birouri. Acum mergem cu calculatoarele în buzunarele noastre, tablete care pot aproxima dimensiunea unei bucăți de hârtie și servicii de cloud care vă pot copia și sincroniza toate documentele pe toate dispozitivele. Puteți căuta documente pe care le-ați salvat prin cuvintele pe care le conțin, astfel încât nu trebuie să configurați și să stăpâniți un sistem complicat de depunere.

Cum să nu tipăriți

Noi, geeks, ne-am oprit de imprimare de mult timp, dar există mulți oameni acolo care încă mai imprima e-mailuri și pagini web în mod regulat. Vom încerca să oferim câteva sfaturi pentru a vă ghida departe de imprimantă și pentru a crea un nou mod de salvare și organizare a informațiilor care au sens.

Creați un cabinet de fișiere digitale: În primul rând, veți dori să decideți unde veți salva lucrurile în loc să le tipăriți. Vă ajută să aveți o locație consistentă în care salvați totul. Vă recomandăm un serviciu de cloud care să se sincronizeze pe toate dispozitivele, astfel încât să le puteți accesa pe smartphone-uri și tablete, precum și pe PC-ul dvs. Mulți oameni folosesc Evernote ca arhivă pentru toate notele și documentele, dar puteți de asemenea opta să salvați un serviciu de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau Microsoft OneDrive. Dacă preferați cu adevărat spațiul de stocare local, puteți salva fișierele într-un singur folder de pe PC-ul dvs. - dar asigurați-vă că îl faceți înapoi. Acest lucru va fi mai puțin convenabil, deoarece va trebui să copiați manual fișierele pe celelalte dispozitive, dacă doriți să le vizualizați în altă parte.
Imprimare în format PDF: Orice ați putea dori să imprimați - fie că este vorba despre o chitanță, un document, un e-mail sau o pagină web - pot fi tipărite într-un fișier PDF. În primul rând, va trebui să instalați o imprimantă PDF pe computerul dvs. Windows. Apoi, puteți trece prin procesul de imprimare în mod normal, selectând imprimanta virtuală PDF. Veți obține un fișier pe care îl puteți stoca în ceva de genul Evernote sau Dropbox.

Imprimarea e-mailurilor: E-mailurile pot fi tipărite în format PDF în același mod. De asemenea, puteți încerca să le purtați în rolurile principale (dacă utilizați Gmail) sau să le adăugați într-un folder sau o etichetă specială unde puteți să le consultați mai târziu. Puteți accesa mai târziu aceste e-mailuri de pe orice dispozitiv cu un client de e-mail - nu este nevoie de imprimare.
Imprimarea paginilor Web: Dacă imprimați pagini web la care se face referire mai târziu, le puteți imprima în loc de PDF. De asemenea, ați putea să le marcați pentru a le vizualiza mai târziu (marcajele se pot sincroniza pe toate dispozitivele dvs.). Dacă doriți să citiți mai târziu pagina web, utilizați un serviciu precum Pocket sau Instapaper pentru a crea o listă de lucruri pe care doriți să le citiți. Servicii ca acestea au o pagină web, o convertesc într-un articol ușor de citit, text și chiar pot fi stocate offline pe dispozitive mobile, astfel încât să poți citi pagina web mai târziu fără a fi nevoie să tipărești.
Imprimarea hărților: Nu trebuie să imprimați hărți dacă aveți un smartphone cu GPS. Dacă utilizați Hărți Google, vă puteți conecta la aplicația Hărți Google și puteți vizualiza o listă de căutări efectuate pe site-ul Web al Hărților Google pe PC. De asemenea, puteți tipări harta în format PDF, desigur.
Trimiterea prin fax a documentelor: Unele întreprinderi vechi calcificate încă mai cer faxuri. Puteți utiliza un serviciu precum HelloFax pentru a trimite faxuri pe web. HelloFax oferă cinci faxuri gratuite pe lună - aceasta ar trebui să fie mai mult decât suficientă pentru utilizatorii de acasă care doar ocazional au nevoie de fax printr-o afacere.
Când cineva insistă asupra documentelor tipărite: Din păcate, unele organizații încă insistă asupra documentelor tipărite. Nu e nimic de făcut. Dacă nu vor lua un PDF prin e-mail, va trebui să imprimați.
Ce să faceți cu documentele vechi de hârtie: Este mai ușor să începeți să mergeți înainte într-un mod fără hârtie, în loc să decideți să transformați metodic toate documentele vechi pe hârtie în versiuni digitale - care pot fi o mulțime de lucruri. Cu toate acestea, puteți să scanați vechile documente în fișiere PDF cu un scanner.

Utilizarea fișierelor digitale

Spațiul dvs. de lucru digital are acum câteva avantaje pe care hârtia nu le are:

Backup: Fișierele dvs. sunt salvate dacă le-ați stocat cu un serviciu cum ar fi Evernote, Dropbox, Google Drive sau SkyDrive. Dacă casa ta arde, nu vei pierde documentele importante.
Căutare: Puteți căuta cu ușurință în toate documentele dvs. electronice pentru a găsi documentele de care aveți nevoie fără a trece prin munți de hârtie. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, chiar și Windows - toate au funcții de căutare fulltext.
Accesați peste tot: Lucrările dvs. pot fi accesate oriunde vă aflați de la un PC, un smartphone sau un comprimat. Dacă sunteți afară și trebuie să căutați ceva, puteți să o faceți de pe telefonul dvs. smartphone, nu să vă duceți acasă și să explorați hârtiile.
Fără dezordine: Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la stocarea, organizarea, crearea spațiului și declutarea documentelor.
Nici un cost de imprimare: Dacă nu aveți nevoie să cumpărați cerneală scumpă, imprimante ieftine și grămezi de hârtie pentru imprimante, economisiți bani.

Desigur, unele documente pot fi prea sensibile pentru a fi stocate online. În astfel de situații, puteți oricând să utilizați criptarea - să creați un container criptat și să îl stocați într-un serviciu cum ar fi Dropbox, Google Drive sau SkyDrive. Oamenii vor avea nevoie de parola înainte ca ei să poată accesa documentele tale.

Image Credit: Sarah Kolb-Williams pe Flickr, cellanr pe Flickr, jeremyfoo pe Flickr