Reducerea timpului petrecut Trimiterea și primirea e-mailului

Fotografia lui H este pentru acasă

E-mailul poate face comunicarea mai ușoară, dar poate și să vă scurteze timpul. Aflați cum să procesați e-mailurile primite și să scrieți e-mailurile de ieșire pentru a economisi timp.

Potrivit unui sondaj din 2005, interviurile angajaților au arătat că timpul pierdut prin e-mail a determinat o întreprindere cu 10.000 de angajați să-și piardă un salariu estimat de 152 milioane de dolari pe an.

E-mailul are în mod clar dezavantajele sale. E-mailurile neclarice distrag atenția angajaților de sarcinile importante legate de muncă, canalele de comunicare în cloud și adesea creează o muncă suplimentară. Evitați capcanele de e-mail, urmând sugestiile de mai jos.

Cum e-mailul de intrare vă poate pierde timpul

Fotografie de Dvortygirl

Există mai multe tipuri de mesaje de e-mail care vă pot pierde timpul. Acei care:

Ar putea fi redus de la mai multe mesaje și condensat în unul cuprinzător
Nu te referi direct la tine
Se referă la tine, dar nu într-un mod direct, ceea ce te lasă nesigur de cum sau dacă ar trebui să răspunzi (și mănâncă timp)
Nu vă îndrumați să faceți o acțiune (care este neproductivă)
Distrați-vă și / sau vă încurajați să pierdeți timpul pe web
Nu sunt potrivite pentru e-mail și au mai mult sens prin intermediul unui canal de comunicare dinamic, cum ar fi o întâlnire de afaceri sau un format care este mai potrivit pentru conținut (ca un document bogat în informație)

Cum să procesați eficient e-mailurile primite

Pentru a citi și a procesa e-mailurile în mod eficient, trebuie să vă concentrați pe două lucruri - găsirea mesajului e-mailului (sau a lipsei acestuia) și luarea unei decizii cu privire la ce măsuri să faceți în răspuns.

Pasul 1: Aflați mesajul (sau lipsa)

Ori de câte ori citiți un nou e-mail, luați cât mai puțin timp pentru a afla:

Dacă vorbitorul vă adresează direct sau indirect
Dacă vorbitorul ți-a spus ce așteaptă de la tine
Indiferent dacă acest lucru este făcut în mod clar
Indiferent dacă mesajul general este relevant pentru dvs.
Dacă mesajul general pare a fi potrivit, având în vedere contextul relației dvs. cu expeditorul (sau lipsa acestuia, dacă încearcă să inițieze o relație de afaceri, de exemplu)

Acest lucru vă va ajuta să stabiliți ce este mesajul e-mailului și cum vreți să răspundeți. Aceasta este, dacă intenționați să răspundeți în primul rând.

Este deosebit de important să notați dacă vorbitorul face una sau mai multe lucruri care vă pot atrage să pierdeți timp prețios, cum ar fi:

Fiind neclar despre ceea ce încearcă să spună
Folosirea limbajului într-o manieră confuză sau eufemistică pentru a evita vorbirea în termeni concreți (de exemplu "cred că trebuie să avem o inimă inimă la un moment dat" versus "Puteți să-mi spuneți săptămâna aceasta, ca să putem vorbi la telefon despre ceva important? „)
Rambling sau trecerea de sub subiect
Includerea informațiilor care nu fac parte din afacerea dvs., necorespunzătoare, ofensatoare sau incoerente
Cc sau bcc'ing tine pe mesaje care nu sunt relevante pentru tine
Repetarea aceluiași mesaj prin e-mailuri diferite sau repetarea a ceea ce a fost deja acoperit în comunicările anterioare, altele decât e-mailurile
Scriind despre ceva pe care deja l-ai discutat și rezolvat - într-o manieră uitată sau neglijentă

În aceste tipuri de situații, trebuie să fiți deosebit de atenți să răspundeți într-un mod eficient care să minimizeze timpul petrecut în timpul comunicării. Deoarece este ușor să lăsați scenariile de e-mail ambiguă de mai jos să vă scurteze timpul.

Pasul 2: decideți ce acțiune trebuie luată

După ce știți despre ce este vorba mesajul, aflați modul cel mai productiv de a răspunde. Iată câteva răspunsuri tipice:

Transformarea conversației într-un mediu de comunicare mai bun, cum ar fi apelurile telefonice și de conferință
Răspunzând la o întrebare periodică adresată de mai mulți oameni - nu prin e-mail - ci printr-un mediu mai bogat în informații care poate fi distribuit, cum ar fi un Doc Google
Nu răspundeți la mesaje care nu clarifică ceea ce vorbitorul se așteaptă de la dvs. (chiar dacă se simte un pic nepoliticos)
Adresați-vă unor mesaje neclare cu întrebări concrete directe și scurte, cum ar fi: "Când doriți să finalizați raportul?" Sau "Cum doriți să contribuiți la acest proiect?"
Ridicarea telefonului și apelarea persoanei în orice moment începe distrugerea dramei sau comunicării - extragerea acestuia prin e-mail va dura mai mult și poate intensifica conflictul

Pasul 3: reveniți la sarcină

Cel mai important, după ce răspundeți la un e-mail (care poate constă în a nu răspunde și în loc de a șterge mesajul), trebuie să reveniți la sarcină. Deplasați-vă la următorul e-mail care așteaptă în căsuța dvs. poștală sau comutați unelte și reveniți la locul de muncă, în loc să răspundeți la solicitările altor persoane.

Cum trimiterea e-mailului vă poate pierde timpul

Fotografie de Adikos

În plus, există mai multe tipuri de mesaje de e-mail tu trimiti care vă pot pierde timpul. Acei care:

Sunt înșelate în mod inutil în mai multe mesaje, fiecare dintre ele având nevoie de timp și gândit să se adapteze, în loc de unul cuprinzător
Nu te referi direct la destinatar, care este o pierdere de efort din partea ta
Nu sunt destul de clare și se trag în conversații lungi de e-mail și / sau în neînțelegeri sau în absența unor acțiuni productive (ceea ce înseamnă că va trebui să petreceți mai mult timp pentru a iniția conversația mai târziu)
Nu direcționați destinatarul să întreprindă acțiuni, care sunt neproductive
Distrați și încurajați destinatarul să irosească timpul pe web - ceea ce înseamnă că vă încurajează același lucru
Nu sunt potrivite pentru formatul de e-mail, ci mai bine comunicate prin conversații în timp real sau printr-un document bogat în instrucțiuni sau informații, cum ar fi un manual, un articol pe blog, o pagină de întrebări frecvente, un raport despre companie sau o prezentare PowerPoint

Cum se trimite e-mail eficient

Pentru a scrie e-mailuri care nu-ți pierd timpul pe termen lung (să nu mai vorbim de timpul destinatarului), trebuie să te concentrezi pe cinci lucruri: comunicând un mesaj clar, solicitând destinatarului să ia pași acțiuni, folosind o structură bună, înainte de a lovi trimite, și de a urmări în mod eficient.

Pasul 1: clarificați mesajul dvs.

Înainte de a elabora chiar un e-mail, trebuie să obțineți cristal clar pe mesaj. A determina:

Ce vrei să comunici
De ce vrei să-l comunici
Ce acțiune doriți să primească beneficiarul dvs.
Cum îi puteți convinge cel mai bine să întreprindă astfel de acțiuni

Iată câteva motive frecvente pentru a trimite un e-mail:

Amintiți-i cuiva de un termen limită
Pentru a da cuiva instrucțiuni scrise despre o sarcină
Pentru a pune o întrebare rapidă la care se poate răspunde în mod adecvat prin scriere
Pentru a răspunde la o întrebare rapidă la care se poate răspunde în mod adecvat prin scriere
Să treacă de-a lungul informațiilor sensibile la timp
Pentru a oferi datele disponibile pentru planificarea unei întâlniri
Să urmeze după o întâlnire și să aprecieze aprecierea

În toate aceste exemple, cu excepția ultimului exemplu, doriți ca destinatarul dvs. să facă anumite acțiuni (chiar dacă acesta vă răspunde doar).

Uneori acțiunea nu pare a fi o acțiune. Poate doriți:

Treceți de-a lungul unui sfat pentru colegul dumneavoastră
Lăsați prietenii dvs. să știe că ați aterizat în siguranță în destinația dvs. de călătorie
Oferiți o scurtă actualizare despre modul în care faceți acest lucru la noua dvs. destinație și despre modul în care puteți ajunge în următoarele câteva săptămâni

În fiecare dintre aceste situații, nu îi spuneți destinatarului dvs. să ia o anumită acțiune. Cu toate acestea, se presupune că nu este de așteptat ca aceștia să ia nicio măsură, atâta timp cât acordați închiderea corectă a e-mailului sau cel puțin prin semnarea numelui. Ei înțeleg că comunicarea se poate termina ușor cu e-mailul; că nu trebuie să răspundă.

Pasul 2: Solicitați destinatarului dvs. Luați măsuri pasibile

Pentru a scrie e-mailuri eficiente care vă economisesc timp, trebuie să le faceți acționabile. Și trebuie să vă asigurați că destinatarul dvs. este clar cu privire la ce măsuri se așteaptă de la ei.

Dacă nu sunteți în căutarea pentru acest lucru, dar încercați să vă exprimați povestea de viață sau să explicați de ce vă susțineți pentru următorul model de iPhone, în loc de a obține cele mai recente, puteți uita despre economisirea de timp, deoarece pen scris scris ia o mulțime de gândire și de timp.

Concentrați-vă pe următorii pași atunci când faceți o acțiune prin e-mail:

Stabilirea termenelor limită
Descrierea planurilor de urgență
Oferirea de opțiuni potențiale pentru următorul curs de acțiune (de exemplu, oriunde sunteți disponibil pentru o întâlnire în persoană, locații la care vă puteți întâlni)
Oferirea unei opinii atunci când este cerută una
Efectuarea unei solicitări potrivite pentru scriere și este de fapt mai convenabil ca utilizarea unui alt mod de comunicare
Furnizarea unui set de instrucțiuni pentru o activitate pe care destinatarul dvs. a fost de acord să o îndeplinească

Fii proactiv și asertiv atunci când descrie pașii acțiuni. Evitați să întrebați întrebări deschise dacă nu există altă opțiune. Întrucât întrebările deschise sunt opusul conținutului care poate fi atacat.

Aici sunt cateva exemple:

În loc să cereți destinatarului să vă dea programul (și să pierdeți un e-mail în acest proces) - începeți prin a le trimite timpii de întâlnire disponibili.
În loc să cereți destinatarului ce gândesc despre o anumită decizie de afaceri, să contureze decizia potențială și să ceară feedback-ul de construire; astfel nu vor trebui să vină cu ceva în sine și în schimb vor avea ceva de lucru

Puteți păstra acțiunea prin e-mail prin furnizarea de instrucțiuni clare cititorului și păstrarea conținutului mai ușor de aplicat decât de tip deschis.

Cel mai important, trebuie să vă asigurați că orice acțiune pe care o așteptați de la cititor este comunicată în mod clar. Nu presupuneți că știu că doriți să organizați o întâlnire în această săptămână, doar că vă oferiți orele disponibile. Nu presupuneți că știu ce sarcină de lucru se aplică setului dvs. de instrucțiuni. Spune-i explicit și cu bună-voie să-i spună ce vrei să facă.

Pasul 3: Creați o structură bună

Unul pe care l-ați definit în mod clar mesajul și l-ați făcut acționat, este timpul să-l organizați astfel încât să transmiți această claritate și cererile dvs..

paragrafe: O regulă generală care trebuie urmată este păstrarea paragrafelor sub cinci fraze. Nu este doar dificil să se concentreze pe paragrafele lungi în timp ce se citesc pe web, dar paragrafele ciudate dau posibilitatea destinatarului de a-și pierde concentrarea și, probabil, să rateze cele mai importante puncte. Acest lucru duce apoi la răspunsuri necorespunzătoare sau redundante, care norii canalul de comunicare.

Propoziții: Utilizați vocea activă atunci când scrieți propoziții. Păstrați frazele scurte și la punct. Evitați să mergeți pe tangente sau să explicați inutil raționamentul sau sentimentele tale despre lucruri. În schimb, respectați faptele și acțiunile pe care le cereți să le ia destinatarul.

cuvinte: Încercați să nu folosiți cuvinte mari sau slang, dacă nu știți că publicul dvs. le va înțelege. Evitați glumele și referințele culturale care ar putea fi înțelese greșit, deoarece orice lucru care poate fi ușor interpretat greșit reprezintă o barieră potențială pentru o comunicare eficientă.

Evitați cuvinte suplimentare și fraze de calificare. "Având în vedere situația actuală în care se întâmplă acest lucru, cred că ar fi înțelept să ..." este o declarație calificată care nu numai că risipește cuvinte și timp, ci distrage atenția față de mesajul real. În schimb, menționați recomandarea fără a fi nevoie să o calificați.

Un alt exemplu: "Mă întrebam dacă aș putea să vă întreb ..." Tăiați această frază și pur și simplu puneți întrebarea. De asemenea, vă va crește încrederea, deoarece nu veți căuta subconștient permisiunea de a comunica proactiv.

Punctuaţie: Păstrați punctuația simplu. Cuvintele și expresiile calificative sunt eficiente numai atunci când sunt utilizate pentru a stabili o bunăvoință la inițierea comunicării cu cineva cu care doriți să aveți o afacere sau o relație personală. În astfel de cazuri, nu doriți să fiți în viitor, ci folosiți niște expresii politicoase pentru a vă respecta timpul.

Minimizați utilizarea virgulelor - acest lucru vă ajută în mod natural să păstrați scurtele fraze. Evitați vorbirea inspirată de text leneș, cu excesul de dot-dot-dot și virgule consecutive. În schimb, vă pun punctaje propoziții cu engleza adecvată și folosiți contracțiile atunci când are sens, deoarece fac lectură mai bună.

În plus, luați în considerare liste de punctuație cu puncte bullet și folosiți o linie de liniuțe pentru a rupe secțiunile importante (care pot include unul sau mai multe paragrafe).

Bullet-urile și pauzele secțiunilor sporesc lizibilitatea pe web, precum și vă ajută să vă organizați mai clar mesajul.

Pasul 4: Editați înainte de expediere

Înainte de a trimite un e-mail, ia 1-2 minute pentru a citi cu voce tare. Acest lucru vă va ajuta să prindeți greșeli sau să observați părți incomode pe care nu le-ați spune în mod normal în persoană. Îndepărtați aceste cuvinte suplimentare și simplificați punctele de punctuație. Goliți liste și tăiați paragrafele.

Când puteți răspunde la următoarele întrebări cu un "da", atunci sunteți gata să apăsați pe "trimite":

Mesajul este clar?
Așteptările sunt acționabile și clare?
Va putea recipientul meu să primească cu succes mesajul meu? Succesul înseamnă că ei știu ce răspuns se așteaptă de la ei.
Dacă rolurile ar fi inversate, aș putea să primesc cu succes acest mesaj?

Pasul 5: Urmăriți eficient

În plus, fii proactiv în urmărirea e-mailurilor tale. Dacă cineva nu răspunde la o cerere directă, nu pierde timpul întrebându-se ce sa întâmplat. În schimb, trimiteți un email politicos, dar direct de urmărire pentru a vă conecta cu aceștia. Aplicați principiile enumerate mai sus. Nu pierdeți prea mult timp încercând să primiți un răspuns; dacă destinatarul nu comunică cu dvs., știți când să mergeți mai departe sau să vă apropiați de el în persoană.

Utilizați e-mail pentru a economisi timp

E-mailul vă poate economisi mult timp dacă știți cum să îl utilizați în mod eficient. Și aceasta se întâmplă atât pentru trimiterea, cât și pentru primirea mesajelor.

E-mailul este folosit cel mai bine pentru a furniza mesaje acționabile care sunt comunicate în mod adecvat prin scriere. Dacă beneficiați de avantajele e-mailului și evitați multe pierderi de timp, acesta serveste ca un instrument puternic.