Îmbunătățiți-vă e-mailul de scriere a productivității cu Microsoft Mail Mail Merge

Fluxul de mesaje Microsoft Word este un excelent instrument de productivitate. Știind cum să creezi linii de subiect personalizate și atașamente care nu suportă caracteristica de bază a corespondenței de la Word nu poate fi un economizor de viață atunci când trebuie să scrieți email-uri în bloc.

În articolul din ziua de azi, veți afla cum să utilizați Expertul de corespondență din 2010 pentru Word, să scrieți subiecte personalizate de e-mail și să configurați atașamente diferite pentru fiecare dintre destinatarii dvs. de e-mail.

Imagine de către M! R

Crearea unei liste de distribuție

Word Mail Merge ne salvează de sarcina plictisitoare de a introduce manual adresa fiecărui destinatar, permițându-ne să importăm adrese de e-mail din contactele Outlook, din sursele de date Excel sau Access sau din fișierele de date Word.

Persoana de contact din Outlook este cea mai bună opțiune dintre cele trei și, dacă nu ați utilizat-o, acum va fi un moment bun pentru a vă actualiza agenda de adrese Outlook și vă vom arăta cum să faceți acest lucru. Puteți săriți următoarea secțiune și începeți să scrieți îmbinarea de corespondență, dacă știți deja cum să configurați contactul Outlook, în caz contrar următoarele două secțiuni vă vor oferi câteva informații despre modul de configurare a contactului Outlook importând lista de contacte pe web.

Configurați profilul dvs. de poștă electronică

Configurarea contactului Outlook începe cu crearea unui profil de poștă electronică care stochează adresa de e-mail, parola, informațiile despre server și linkurile către alte date, cum ar fi mesajele și adresele de e-mail.

Aveți posibilitatea să creați anumite profiluri, fiecare adaptate fiecărui cont de e-mail specific.

Un nume de profil adecvat vă permite să identificați contul de e-mail pe care îl asociați profilului de poștă electronică.

Aveți opțiunea de a configura profilul de poștă electronică utilizând adresa de e-mail pe care ați primit-o de la ISP-ul dvs. sau propriul cont de e-mail, selectând a treia opțiune.

Selectați "Internet E-mail" pentru a utiliza un furnizor de servicii de e-mail care oferă un serviciu POP - de exemplu, GMail.

Fiecare furnizor de e-mail pe Internet are configurație POP diferită, asigurați-vă că citiți manualul de utilizare pentru a afla configurarea POP-urilor.

Felicitări! Dacă vedeți acest ecran, ați configurat profilul dvs. de poștă electronică cu succes. Acum, suntem gata să configurați dosarul de contact al Outlook.

Populând dosarul dvs. de contact

Puteți introduce manual lista de distribuție în Outlook sau puteți importa alte cărți de adrese pe bază de web - cum ar fi agenda de adrese GMail, Yahoo sau Hotmail. Majoritatea furnizorilor de e-mail pe bază de web ne permit să exportim agenda noastră de adrese într-o sursă de date compatibilă cu Outlook. De exemplu, Gmail ne oferă opțiunea de a exporta contactele noastre într-un fișier CSV compatibil cu Outlook.

Funcția de import Outlook suportă o varietate de tipuri de fișiere: csv, vcard, RSS, iCalendar și multe altele, făcându-l un instrument excelent pentru a crea lista de distribuire a hărților de corespondență.

Fișierul CSV se încadrează în categoria "Alte programe sau fișiere" în Outlook.

Fișierul ACT, fișierul DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, fișierele PST, sunt unele dintre fișierele program pe care le acceptă Outlook - pentru noi am ales tipul de fișier separat prin comenzi (Windows).

Acum, găsiți fișierul CSV pe care tocmai l-am exportat din agenda de adrese Gmail.

Din toate aceste dosare, dosarul de contact este cea mai bună opțiune pentru scopul nostru de îmbinare a corespondenței.

Aplicația Outlook are nevoie de câteva minute pentru a importa persoana de contact, în funcție de numărul de adrese de e-mail pe care le importați.

Ar trebui să putem folosi acest dosar de contact, odată ce Outlook a terminat să importe toate contactele, pentru îmbinarea corespondenței.

Mail Merge Wizard

Începeți cu un document gol și deschideți panglica "Corespondență" pentru a începe îmbinarea de corespondență.

Vrăjitorul este cea mai bună metodă pentru începători pentru a începe să-și exercite primul exercițiu de îmbinare a corespondenței.

Selectarea destinatarilor de mesaje

Asistentul ne va cere să alegem tipul de document pentru îmbinarea noastră de mail, mesajele de poștă electronică sunt tipul de document potrivit pentru exercițiul de corespondență de astăzi.

Putem începe să scriem mesajul nostru de e-mail dintr-un document gol, un șablon sau un document existent.

Alegeți dosarul nostru de contact Outlook ca listă de distribuire a hărților de corespondență în etapa 3.

Avem opțiunea de a utiliza oricare din profilurile de poștă pe care le configuram în sistemul nostru.

Numărul dvs. de contacte trebuie să fie mai mare de zero dacă Outlook a importat cu succes adresa dvs. Gmail.

Alegeți persoanele pe care doriți să le includeți în distribuția de e-mail, bifând casetele de selectare corespunzătoare.

Compunerea mesajului de e-mail

Începeți să scrieți mesajul dvs. de e-mail și să inserați câmpuri de îmbinare în care doriți să plasați mesaje personalizate - cum ar fi titlul sau numele de familie în locul corespunzător din document.

Fiecare câmp de îmbinare va fi închis în interiorul unui chevron dublu; acestea vor fi înlocuite cu informațiile de pe cartela de contact când finalizați expertul de îmbinare a corespondenței.

Previzualizați-vă mesajul de e-mail pentru a vedea cum Word procesează câmpurile de îmbinare făcând clic pe linkul "Următorul: Previzualizare mesaje e-mail".

Dacă sunteți mulțumit de previzualizare, dați clic pe linkul "Înainte: finalizați îmbinarea" și Word va trimite e-mailul fuzionat tuturor destinatarilor cu o linie de subiect comună.

Personalizarea liniei dvs. de subiect

Vrăjitorul rupe procesul de îmbinare a corespondenței în acești pași: alegerea tipului și a șablonului documentului potrivit, crearea unei liste de distribuție, evaluarea previzualizării de îmbinare a corespondenței și trimiterea de e-mailuri către toți destinatarii.

În acest moment, puteți observa două activități comune de scriere a mesajelor de e-mail pe care expertul nu le acceptă, scrierea de linii personalizate de subiect și configurarea atașamentelor diferite. Trebuie să folosim macro pentru a le face în îmbinarea de corespondență, de preferință înainte de a finaliza expertul.

Cu scrisoarea deschisă, apăsați "Alt + F11" și faceți dublu clic pe "ThisDocument" în fereastra de lucru Word, pentru a deschide editorul Macro.

Inserați acest cod de macrocomandă, scris de către un expert macro coder hutchinsfairy, în panoul gol și salvați-l.

Dim WithEvents wdapp ca aplicație Dim EMAIL_SUBJECT ca șir Dim FIRST_RECORD Ca boolean
Documentul privat Sub () Setați wdapp = Aplicație ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Document Sub-Închis Sub () Setați wdapp = Nimic End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Document ByVal ca document, Anulare ca boolean) Dim i ca intreg Cu ActiveDocument.MailMerge Dacă FIRST_RECORD = Adevărat atunci EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Terminați Dacă i = .DataSource.DataFields.Count În timp ce i> 0 .MailSubject = Înlocuiți (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Buclă Se termina cu End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc ca document, ByVal StartRecord la fel de lung, ByVal EndRecord ca lung, Anulează ca boolean) FIRST_RECORD = Adevărat End Sub Privat Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (Document ByVal ca Document, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Reveniți la documentul dvs. și dați clic pe linkul "Înainte: finalizați îmbinarea" pentru a trimite e-mailul.

Faceți clic pe link-ul "E-mail electronic ..." pentru a vă trimite mesajul.

Plasați câmpurile de îmbinare potrivite, înconjurate de un chevron, în linia de subiect.

Macro va analiza câmpul de îmbinare și îl va înlocui cu numele de familie al destinatarului atunci când Word trimite prin e-mail documentul.

Atașarea elementelor diferite la e-mail

Până în acest moment, am învățat cum să folosim expertul de îmbinare a corespondenței și cum să personalizăm câmpurile de subiecte - și să finalizăm tutorialul de astăzi, vă vom arăta un add-in de la o terță parte care ne permite să atașăm un fișier diferit pentru fiecare e-mail.

Descărcați add-in-ul, dezarhivați-l și veți găsi că add-on-ul vine ca șabloane Word Document. Utilizați "CreateEMailData Word 2007 Ver02", dacă utilizați cuvântul 2007 sau 2010 și "CreateEMailData Word 2003 Ver02", dacă utilizați Word 2003.

Copiați șablonul de document corespunzător în folderul "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" unde "% appdata%" este folderul de pornire Microsoft - în cazul nostru este "C: \ Users \ zainul \ AppData \.

Reporniți-vă Cuvântul după copierea fișierului în folderul de pornire Microsoft și ar trebui să vedeți două add-in-uri noi: Creare fișiere de date și Mergere la e-mail, sub meniul de tip "Mailing".

Pregătiți un fișier de date cu o tabelă cu două coloane - adresa de e-mail a destinatarului din coloana din stânga și calea completă a fișierului dvs. de atașament din coloana din dreapta, apoi salvați-o sub același folder ca și documentul de îmbinare a e-mailului ca "MergeAttachmentsData". Trebuie să subliniem că trebuie să salvați fișierul ca "MergeAttachmentsData", în caz contrar add-in-ul nu poate găsi fișierul pentru a căuta atașamente.

Reveniți la documentul de îmbinare a corespondenței și împărțiți documentele în fișiere individuale.

Ar trebui să apară o nouă fereastră document document și faceți clic pe butonul de adăugare "Merge la e-mail". Pur și simplu faceți clic pe butonul "OK" din dialogul galben, deoarece am pregătit deja fișierul de date.

Puneți un subiect adecvat pentru e-mailul dvs., faceți clic pe OK și Outlook vă va trimite e-mailul cu atașamentul specificat în fișierul de date.

Cu multe caracteristici utile, Word este cu adevărat un instrument de productivitate excelent. Așteptăm cu nerăbdare să scriem mai multe articole Word pentru cititorii noștri. Între timp, verificați celelalte articole ale Cuvintelor de pe site-ul nostru.

Sperăm că ați învățat cum să utilizați îmbinarea de mesaje Word din articolul de astăzi. Simțiți-vă liber să discutați alte sfaturi despre corespondența cu ceilalți cititori în secțiunea de comentarii.