Începător Cum să mențineți, să arhivați și să creați copii de rezervă ale datelor în Outlook 2013

Astăzi, acoperim chestiile "plictisitoare" din Outlook. Întreținerea și securitatea, ca și în menținerea și securizarea fișierului dvs. de date Outlook 2013 - plin de toate datele importante - prin copierea de rezervă și arhivarea acestuia.

Începând cu acest moment, dacă ați folosit Outlook pentru a compune și a trimite e-mailuri și ați făcut timp pentru a importa persoanele de contact Gmail în agenda dvs. sau pentru faptul că utilizați chiar și un Outlook cartea de adrese, înseamnă că aveți o mulțime de date care trebuie protejate.

În mod similar, probabil că ați petrecut mult timp și lucrați pentru a vă crea calendarele, pentru a adăuga sarcini și a listează lista, și poate chiar să aveți o mulțime de note pe care doriți să le salvați.

Toate acestea se reduce la a vă asigura că vă cel puțin ocazional de rezervă fișierul de date, deoarece așa cum oricare dintre noi poate atesta, este destul de frustrant și deprimant să-și piardă toate datele și trebuie să înceapă peste.

Panoul de control al e-mailului

Pentru a începe, să examinăm rapid panoul de control Mail din Windows.

După cum arată imaginea, aveți acces la trei domenii cheie ale configurației Outlook. Acestea fiind spuse, făcând clic pe butoanele "Conturi e-mail ..." sau "Fișiere date ..." se va deschide aceeași fereastră, în filele corespunzătoare.

În următoarea captură de ecran, vedem fila E-mail, care vă va permite să efectuați acțiuni asupra conturilor dvs. de e-mail, cum ar fi repararea sau modificarea acestora. De asemenea, puteți vedea unde sunt stocate datele pentru fiecare cont.

Dacă doriți să afectați direct aceste fișiere de date, va trebui să dați clic pe fila "Fișiere date". Există câteva lucruri la îndemână pe care le puteți face aici.

De exemplu, puteți face clic pe butonul "Deschideți locația fișierului" pentru a vedea unde sunt localizate fișierele de date. Acest lucru este util, deoarece veți dori să știți unde sunt, în cazul în care vreți să le scanați și să le reparați (discutate în secțiunea următoare).

Există o altă funcție grozavă pe care o puteți utiliza din fereastra Setări cont. Dacă fișierul dvs. de date a ajuns uriaș și ocupă tone de spațiu pe disc (unii oameni colectează gigaocteți pe gigabytes de e-mail vechi), atunci îl puteți comprima.

Faceți clic pe butonul "Setări" din fila Date și apoi faceți clic pe "Compact Now" pentru a reduce dimensiunea fișierului de date Outlook.

Panoul de control Mail este o modalitate sigură de a vă menține fișierele și profilurile de date, dar nu este singura cale, iar aplicația Outlook vă va permite să administrați cutiile poștale. Vă vom arăta aceste controale imediat după ce vom demonstra cum să vă reparați fișierele de date.

Rularea instrumentului de întreținere PST

Dacă nu ați observat până acum, datele Outlook sunt stocate într-un fișier .PST sau .OST și, de cele mai multe ori, nu este nimic în neregulă cu.

Din păcate, uneori, datele dvs. devin corupte, ceea ce nu este același lucru cu a spune că este rău sau fără speranță, dincolo de recuperare, trebuie doar să rulați instrumentul Inbox Repair. Instrumentul de reparare a Inbox sau "ScanPST" va scana și repara fișierul dosarelor personale, validând și corectând eventualele erori în timp ce efectuați o copie de rezervă a fișierului .PST sau .OST corupt doar în cazul în care ceva nu merge bine în timpul recuperării.

Instrumentul ScanPST poate fi găsit în folderul de instalare al Outlook, de obicei C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Când îl localizați, faceți dublu clic pe utilitarul ScanPST pentru al porni.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să căutați unde sunt localizate fișierele .PST sau .OST. În următoarea captură de ecran, vedeți unde se află pe computerul nostru. Alegem una și dă clic pe "Deschide".

Dacă instrumentul ScanPST detectează erori, acesta vă va informa cât mai mult și vă va oferi o reparație. Faceți clic pe butonul corespunzător pentru a iniția reparația menționată.

Odată terminat, instrumentul ScanPST vă informează că fișierul Outlook a fost reparat cu succes.

Puteți închide instrumentul sau repeta procesul pe orice alte fișiere de date, după cum este necesar.

Arhivarea automată a datelor dvs.

Hai să facem niște informații importante despre cum să arhivați și să creați copii de siguranță ale datelor dvs. Primul lucru pe care dorim să-l discutăm sunt opțiunile dvs. AutoArchive. Pentru a începe, faceți clic pe fila "Fișier" de pe Panglică, astfel încât să vedeți următorul ecran.

Luați imediat la cunoștință, puteți alege ce cont doriți să participați (dacă este cazul) făcând clic pe meniul derulant situat deasupra butonului Adăugați un cont.

Faceți clic pe butonul "Instrumente de curățare" și apoi selectați "Curățare cutie poștală" din opțiuni. Mai jos sunt alegerile pe care le veți vedea. Totul aici este dedicat tăierii grăsimii din cutia poștală și arhivarea mesajelor vechi.

Dacă faceți clic pe butonul "AutoArchive", Outlook va arhiva automat toate dosarele de poștă care au fost configurate ca atare. Pentru a seta opțiunile de auto-arhivare, trebuie să dați clic dreapta pe un dosar de e-mail și să selectați fila "AutoArhive".

Aici vedem o fereastră de proprietăți tipic pentru mail. Fila AutoArchive vă permite să ajustați modul în care folderul este auto-arhivat. Rețineți, în această captură de ecran, avem folderul configurat pentru AutoArchive după propriul program și acțiuni.

De asemenea, puteți atribui dosarul pentru a arhiva automat în funcție de setările implicite de arhivare automată ale Outlook. Dacă ați setat folderul la setările implicite și apoi faceți clic pe "Default Archive Settings ..." veți vedea dialogul următor (deoarece acestea sunt "implicite", orice modificări pe care le-ați setat aici se vor aplica fiecărui folder configurat automat ca arhivare).

Nu uitați, puteți găsi aceste setări și prin deschiderea Opțiunilor și făcând clic pe titlul "Avansat".

Să mergem acum să arhivați manual datele dvs..

Arhivarea manuală a datelor dvs.

Pur și simplu, dacă nu doriți să utilizați funcția de arhivare automată sau doriți să facilitați o procedură de arhivare pe cont propriu, reveniți la Instrumentele de curățare găsite în ecranul Informații despre cont și dați clic și alegeți "Arhivați" pentru a deschide următorul dialog.

Destul de simplu, pur și simplu doriți să alegeți dosarul pe care doriți să îl arhivați, să selectați data pentru elementele de arhivă și apoi să alegeți un dosar în locul în care doriți să fie salvat arhiva dvs. Asta e, ați terminat!

Backup și restaurarea fișierului de date Outlook

Copierea de rezervă a fișierelor de date Outlook este la fel de ușoară ca și copierea fișierelor .OST sau .PST pe o altă unitate de hard disk, server cloud, unitate deget sau alte medii de stocare. Vă amintiți cum să localizați fișierele de date?

Deschideți panoul de control Mail și faceți clic pe butonul "Fișiere date". Faceți clic pe "Deschideți locația fișierului ..." și apoi puteți crea copii de siguranță ale fișierelor de date.

Pe o notă laterală, puteți să vă mutați permanent fișierele de date într-o locație în cloud, cum ar fi un folder OneDrive sau Dropbox, asigurându-vă astfel că datele Outlook sunt întotdeauna copiate din punct de vedere tehnic.

Pentru a restabili fișierul de date de rezervă, reveniți la fila Fișier și selectați "Deschide fișierul de date Outlook".

În următoarea captură de ecran, fișierul Explorer se deschide automat în arhivele noastre, dar puteți naviga în mod evident oriunde se află fișierele de date.

Selectați fișierul dorit și faceți clic pe "Deschidere" pentru a putea accesa datele salvate în fișier. Odată restaurat, veți putea să răsfoiți și să vizualizați elementele așa cum ați proceda în mod normal.

Dacă nu mai aveți nevoie să accesați fișierul de date de rezervă, puteți să faceți clic dreapta pe cel mai de sus dosar și să selectați opțiunea de închidere.

Copierea de rezervă și restaurarea fișierelor de date este în mare parte o activitate manuală, dar dacă vă configurați dosarele pentru a arhiva în mod frecvent și sunt arhivate într-o locație ca un folder de tip "nor", atunci aveți o mică siguranță.

Cea mai bună modalitate de a vă asigura că nu pierdeți niciun fel de date este totuși să efectuați o copie de siguranță a fișierelor de date cu ridicata. Aveți ceva ce doriți să adăugați? Spuneți-ne în forumul nostru de discuții. Ca întotdeauna, așteptăm cu nerăbdare feedback-ul dvs..