Un ghid pentru pași rapizi în Microsoft Outlook

Outlook include o caracteristică Quick Steps care vă permite să aplicați mai multe acțiuni unui mesaj cu un singur clic. Outlook include mai multe etape rapide implicite, dar puteți, de asemenea, crea propriile dvs. (și ștergeți cele implicite dacă nu aveți nevoie de ele). Dacă efectuați în mod regulat același set de acțiuni, crearea unui pas rapid și atribuirea acestuia unei taste rapide vă pot economisi mult timp. Iată cum funcționează.

Implicit QuickSteps

Puteți găsi Pași rapizi în fila "Acasă" din Outlook. Când porniți prima dată, veți vedea pașii rapizi impliciți acolo. Puteți să faceți clic pe oricare dintre ele pentru a aplica acțiunile incluse într-un mesaj selectat.

Pașii rapizi impliciți includ:

1. Mutați la?: Deschide o fereastră pentru a selecta un dosar la care doriți să mutați mesajul.
2. Pentru manager: Creează o copie transmisă a mesajului selectat în prezent, împreună cu adresa managerului.
3. Emailul echipei: Creează un mesaj gol adresat membrilor echipei tale. (Dacă adresa dvs. de e-mail este gestionată de angajator, atunci, în funcție de modul în care administratorii Exchange au configurat căsuța dvs. poștală, este posibil ca Outlook să afle deja cine este managerul și membrii echipei dvs. Dacă nu, va trebui să le completați prima dată când le folosiți pași rapizi.)
4. Terminat: Marchează mesajul ca citit și complet, apoi îl trimite într-un dosar specificat. Prima dată când o utilizați, veți specifica dosarul, dar de atunci Outlook va aminti alegerea dvs. și îl va trimite la dosarul respectiv de fiecare dată când utilizați pasul rapid.
5. Repetați și ștergeți: Deschide un răspuns la mesajul selectat în momentul respectiv și apoi șterge mesajul selectat în momentul în care trimiteți răspunsul.

Outlook afișează numai pași rapizi care sunt disponibili. Dacă nu ați selectat un mesaj, de exemplu, atunci este afișat numai pasul rapid "E-mail pentru echipa", deoarece celelalte valori implicite lucrează la un mesaj existent.

Cum se creează un pas rapid

Pentru a adăuga un nou pas rapid, faceți clic pe opțiunea "Creați o nouă" în caseta Pași rapizi.

Aceasta deschide o fereastră nouă în care puteți numi pasul dvs. rapid și puteți alege acțiunile pe care doriți să le îndepliniți.

Când faceți clic pe meniul derulant "Alegeți o acțiune", veți obține o listă de acțiuni posibile, fiecare dintre acestea putând să vă ofere opțiuni suplimentare pentru a selecta.

Vom adăuga două acțiuni: una pentru a muta mesajul într-un dosar și unul pentru al marca ca citit.

Selectați acțiunea "Mutare în dosar" și alegeți folderul la care doriți să fie mutate mesajele.

Apoi, faceți clic pe "Adăugați o acțiune" pentru a adăuga oa doua acțiune.

Selectați "Marcare ca citire" din meniul derulant.

Opțional, puteți alege una dintre tastele de comenzi rapide încorporate și adăugați un text care să fie afișat când treceți cu mouse-ul peste pasul rapid cu indicatorul dvs. (o scurtă descriere care vă amintește de acțiunile pe care Quick Step le ia este de ajutor).

Dați clic pe "Finalizați" și noul pas rapid va apărea în caseta Quick Steps din Outlook. Dacă treceți cu mouse-ul peste pasul rapid, veți vedea cheia de comandă rapidă pe care ați ales-o și orice text de tip de instrument introdus.

Acum trebuie doar să selectați mesajele dvs. și să faceți clic pe noul QuickStep (sau să atingeți combo-ul de comenzi rapide) pentru a aplica acțiunile sale.

Cum să editați sau să ștergeți un QuickStep

Dacă doriți să editați sau să ștergeți un pas rapid, faceți clic pe săgeata mică din partea dreaptă jos a grupului de pași rapizi de pe panglică.

Aceasta deschide fereastra "Gestionați pașii rapizi".

Aici aveți opțiunea de a edita, duplica (care creează o copie exactă a pasului Quick Step selectat, dacă doriți unul similar, dar cu o mică variație) sau ștergeți un pas rapid.

De asemenea, puteți modifica ordinea în care pașii rapizi apar pe Panglică sau puteți crea un nou pas rapid.

În cele din urmă, există opțiunea de a "Reseta la valori prestabilite".

Selectarea opțiunii "Resetare la setări prestabilite" șterge pașii rapizi pe care i-ați creat și le recreează pașii rapizi impliciți pe care ați putea să le ștergeți. De asemenea, elimină orice modificări pe care le-ați făcut la Pași rapizi impliciți. Deoarece nu puteți anula această acțiune, vi se va afișa un avertisment. Faceți clic pe "Da" pentru a efectua resetarea.

De asemenea, puteți ocoli fereastra "Gestionați pașii rapizi" pentru acțiuni individuale Quick Step făcând clic dreapta pe pasul rapid al panglicii. Aceasta afișează un meniu contextual în care puteți edita, duplica sau șterge pasul rapid.

Și asta e Pași rapizi. Nu am trecut prin toate acțiunile posibile pe care le puteți adăuga la un pas rapid, deoarece există tone și este o interfață destul de intuitivă odată ce știți cum funcționează. Dacă doriți să faceți experiența Outlook mai eficientă și mai puțin consumatoare de timp, pașii rapizi reprezintă un loc minunat pentru a începe.