10 sfaturi și trucuri pentru Documente Google
Google Docs nu are panglica aglomerată plină de funcții pe care le veți găsi în Microsoft Office, dar are destul de multe trucuri utile în mânecă. Este posibil să nu găsiți niciodată aceste caracteristici dacă nu le căutați.
Suita de birouri Google bazată pe web sa maturizat de-a lungul anilor și oferă acum totul, de la accesul offline la asistența third-party. Este totuși o suită de birou ușor de folosit, care funcționează peste tot cu caracteristici excelente de colaborare în timp real.
Activați accesul offline
Google Docs poate funcționa offline. Acest lucru vă permite să creați documente noi, să continuați să lucrați cu documentele actuale și chiar să vizualizați documentele în timp ce nu aveți o conexiune la Internet. Când vă conectați din nou la Internet, modificările dvs. vor fi sincronizate online.
Această caracteristică necesită Google Chrome, deci funcționează pe Windows, Linux, Mac OS X și Chromebookuri. Pentru a configura acest lucru, deschideți site-ul web Google Drive, dați clic pe butonul din stânga-sus al site-ului și faceți clic pe Setări. În panoul General, asigurați-vă că opțiunea "Sincronizați lucrul cu acest computer astfel încât să puteți edita offline" este activată și faceți clic pe Terminat. Pentru a utiliza Google Docs offline, reveniți la site-ul Web Google Drive din Chrome atunci când nu aveți o conexiune la Internet.
Colaborați în timp real
Documentele Google au caracteristici de colaborare mai bune decât versiunea desktop a Microsoft Office. Puteți colabora în timp real și oricine are acces la document va putea să o editeze imediat. Veți vedea cursorul altor persoane în document și le puteți viziona în timp real.
Faceți clic pe File> Share pentru a începe să partajați documentul. Puteți invita persoane individuale prin intermediul adreselor lor de e-mail sau puteți permite oricui care are o legătură specială cu documentul să o editeze.
Schimbul nu este doar despre editare - caracteristica Share vă permite să partajați un document cu unul sau mai multe persoane pentru a le putea vizualiza. Ei vor avea întotdeauna cea mai recentă copie, astfel încât aceasta poate fi mai convenabilă decât trimiterea prin e-mail a unui fișier. De asemenea, puteți oferi oamenilor posibilitatea de a lăsa comentarii pe un document, astfel încât să puteți obține contribuția acestora fără a le permite să vă modificați documentul.
Publicați un document
Google Docs vă permite să publicați rapid un document online. Trebuie doar să dați clic pe Fișier> Publicați pe web și să faceți clic pe butonul Start publicare. Veți primi un link public la document în formă publicată, astfel încât să îl puteți împărtăși altor persoane și să-l poată vizualiza. Nu trebuie să găzduiți documentul pe serverele dvs. undeva.
Această caracteristică este separată de caracteristica de partajare. Când un document este publicat, oricine are linkul îl poate vedea. Atunci când este împărțită, ea poate fi distribuită numai cu o mână de oameni. Când oamenii accesează un document partajat, vor vedea editorul Google Docs. Atunci când accesează un document publicat, ei vor vedea documentul ca o pagină web tipică.
Accesați Următorul Tip / Anterior Typo
Pentru corectarea rapidă a greșelilor, utilizați comanda rapidă de la tastatură Ctrl + pentru a accesa următoarea tipo din documentul curent și Ctrl +; pentru a merge la tipografia anterioară. Acest lucru vă permite să corectați rapid greșelile fără a derula documentul curent și căutați sublinierea roșie.
Google Docs a câștigat de asemenea recent o caracteristică de verificare a oricărui cuvânt, care vă permite să eliminați rapid problemele dintr-un document curent, o caracteristică care îi lipsea mult timp - faceți clic pe Instrumente> Verificare ortografică pentru al utiliza.
Căutați și introduceți linkuri
Google Docs încorporează puterea căutării Google pentru a vă ajuta să inserați ușor link-urile în documentul dvs. curent. În loc să deschideți o nouă filă de browser și să căutați o pagină pe care doriți să o legați, puteți căuta direct din dialogul de legătură. Pentru aceasta, faceți clic pe opțiunea Insert> Link. Introduceți o căutare în fereastra de dialog și Google va afișa paginile care corespund căutării dvs. - dați clic pe unul pentru a crea un link către adresa selectată.
Configurați stilurile dvs. de text
Mai degrabă decât formatarea manuală a fiecărui fragment de text în documentul dvs., ar trebui să formatați textul folosind stiluri. Aceasta înseamnă că, mai degrabă decât să setați toate titlurile la o anumită dimensiune a fontului și un text îndrăzneț, ar trebui să faceți clic pe caseta de stil și să le setați la "Rubrica 1."
De asemenea, puteți modifica ușor setările de fonturi utilizate pentru diferite stiluri. Mai întâi, formatați un text pentru a utiliza tipul de formatare pe care doriți să îl utilizați pentru un stil. Selectați textul respectiv, faceți clic pe caseta de stil din partea superioară a ecranului și faceți clic pe săgeata din dreapta stilului pe care doriți să-l modificați. Faceți clic pe opțiunea "Actualizați" numele de stil "pentru a se potrivi" și acel stil va utiliza acum tipul de formatare selectat.
Pentru a salva aceste stiluri personalizate și a le utiliza în alte documente, faceți clic aici la meniul Opțiuni din partea de jos a listei și selectați "Salvați ca stilurile mele implicite".
Gestionați-vă dicționarul personal
Dacă Google Docs crede că un cuvânt este o tipografie, dar știți că este corect, puteți să faceți clic dreapta pe subliniază cuvântul și să selectați Adăugați în dicționarul personal. Apoi, puteți să faceți clic pe Instrumente> Dicționar personal și să editați lista cuvintele din dicționarul dvs. personal. Dacă adăugați în mod accidental un cuvânt greșit înscris în această listă, va trebui să îl eliminați de aici înainte ca Google să vă avertizeze din nou.
Această opțiune este o caracteristică destul de recentă - anterior, Google Docs nu v-ar permite să eliminați cuvintele pe care le-ați adăugat la această listă. Poate doriți să oferiți lista și să vă asigurați că nu ați adăugat în mod accidental cuvinte incorecte în listă în trecut.
Copiați și lipiți cu Clipboard-ul Web
Documentele Google au o funcție de clipboard web pe care o distribuie în toate documentele, foile și diapozițiile Google. Acest clipboard este asociat contului tău Google, așa că te va urmări pe toate computerele pe care le utilizezi. Spre deosebire de clipboard-ul standard al sistemului de operare, clipboardul web poate conține mai multe elemente. Buletinele acceptă text, imagini, desene și alte biți de date din documentele Google.
Pentru a utiliza această funcție, selectați un text, faceți clic pe Editați, utilizați meniul Clipboard Web. Acesta este cel mai bun mod de copiere a unor tipuri de date, cum ar fi desenele, între diferite tipuri de documente Google. Elementele pe care le salvați în clipboard-ul Web vor fi șterse după 30 de zile dacă nu le interacționați.
Utilizați instrumentul de cercetare
Google Docs conține o bara laterală concepută pentru cercetare - deschideți-o făcând clic pe Instrumente> Cercetare. Această bara laterală vă permite să căutați imagini, citate și rezultate web, astfel încât să le puteți introduce cu ușurință într-un document. De asemenea, este ușor să căutați studii academice și să inserați rapid notele de subsol sau citările corespunzătoare pentru formatele de citare MLA, APA sau Chicago. Puteți introduce citări rapid și în rezultatele web - poate fi o modalitate ușoară de a construi o bibliografie pentru o hârtie școlară.
Instalați programe de completare
Suplimentele sunt o caracteristică destul de nouă. Acestea sunt biți de software proveniți de la terți, realizați cu Google Apps Script. Puteți să le instalați făcând clic pe Instrumente> Gestionare suplimente. Acestea pot fi apoi folosite din meniul Add-ons.
De exemplu, puteți instala un add-on Thesaurus care vă permite să selectați orice cuvânt și să faceți clic pe Add-ons> Thesaurus> Find Sinonims pentru Word selectat pentru a vizualiza sinonime în timp ce scrieți un document. Alte extensii includ un creator ușor de bibliografie, un instrument de diagramă și un generator de cuprins.
Google Docs are mai multe trucuri în mânecă. Fișierul Fișier> Descărcare ca este deosebit de util, permițându-vă să descărcați documentul în mai multe formate diferite. Puteți să o descărcați ca document PDF sau Microsoft Office dacă trebuie să trimiteți sau să trimiteți prin e-mail documentul într-un anumit format de fișier.
